De acordo com um estudo, 49,2% das empresas acham que é problemático gerenciar contas a receber com processos manuais. O problema com os processos manuais na gestão de recebíveis é que eles tendem a levar a um grande número de erros, o que pode custar à sua empresa de várias maneiras. Assim como visto anteriormente, na busca pelo ponto de equilíbrio, detalharemos a seguir como efetuar uma boa gestão de recebíveis. 

Os 5 erros mais comuns em gestão de recebíveis e cobrança

Aqui estão cinco erros comuns de contas a receber que muitas empresas cometem, especialmente quando seus processos de fatura para caixa são altamente manuais:

Listagem incorreta de informações em uma fatura

Enviando muitas cobranças todos os dias? Quando a carga de trabalho é alta, é muito possível que surjam erros em sua cobrança. Os exemplos incluem inserir o valor errado, usar o número cadastrado errado, omitir descontos e excluir políticas.

Digamos que você se esqueça de incluir seu plano de atraso, que inclui uma taxa a ser cobrada por esse atraso em uma fatura. Se o comprador perder a data de pagamento, você não poderá cobrar uma taxa de atraso potencialmente considerável porque não foi comunicada na fatura original. Listar claramente os prazos de pagamento em atraso em suas faturas também é um forte incentivo por si só para fazer com que os clientes paguem em dia.

Falha na comunicação com os membros da equipe de contas a receber

Sua equipe está sobrecarregada com tarefas relacionadas à gestão de recebíveis e cobrança? Você acompanha bem as atividades de cobrança e contabilidade para dar visibilidade a toda a sua equipe? Quando as equipes de contas a receber lutam em ambas as áreas, é mais provável que haja falhas de comunicação entre os membros da equipe.

Digamos que um membro de sua equipe de cobrança de recebíveis ligou para um comprador para alertá-lo sobre uma fatura vencida, mas esqueceu de notificar o restante da equipe. Como resultado, outro funcionário liga para o mesmo comprador um dia depois, pois não sabe que já foi contatado. Esse cliente não vai ficar feliz.

Uma causa-raiz comum dessa falta de comunicação é o uso de um sistema fragmentado de registro para atividades de contas a receber, em oposição a um que oferece a toda a equipe uma visão centralizada em tempo real de todas as contas a receber.

Não acompanhar faturas vencidas

Outro sintoma comum de uma equipe sobrecarregada é não acompanhar os pagamentos em atraso na gestão contábil de sua empresa. Sua equipe pode não ter uma maneira fácil de rastrear quais pagamentos estão atrasados ​​e, mesmo que tenham, podem não ter tempo para acompanhar todos os pagamentos atrasados.

Esse erro é desproporcionalmente enfrentado por empresas que dependem de processos manuais na gestão financeira, pois levam 67% mais tempo para acompanhar os pagamentos em atraso do que as empresas que usam processos automatizados de contas a receber.

Tornando difícil para os compradores pagarem

De acordo com um estudo, 7% dos entrevistados disseram que abandonaram as compras online durante o processo de checkout, devido à falta de opções de pagamento. Você deseja facilitar o máximo possível para os compradores pagarem usando o método de pagamento preferido (seja cartão de crédito, cartão de débito, cartão virtual). Cada vez mais, a forma de pagamento preferida dos compradores B2B é por meio de canais de pagamento digital.

E se sua fatura não informar aos clientes que tipos de pagamentos sua empresa aceita? Nesse caso, você pode receber uma enxurrada de ligações, o que, novamente, sobrecarrega sua equipe, aumentando a probabilidade de outros erros.

Aplicando pagamentos a faturas erradas

Digamos que você receba um pagamento de R$ 1.500 e o aplique a uma fatura de R$ 1.500… mas é uma fatura para outro comprador. Pagamentos mal aplicados são um problema comum ao começar a entender sobre o que é gestão de recebíveis, mas que pode ter consequências graves. Sua equipe de cobrança pode acompanhar o comprador que já pagou pela planilha de gastos, o que pode manchar o relacionamento positivo que você teve com esse cliente. Ou, se o outro comprador não pagar a fatura, você pode ignorar o não pagamento.

Conclusão: é muito importante mapear os pagamentos para as contas e faturas corretas dos clientes. Quando você precisa atualizar manualmente os registros de clientes em seu sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP), suas chances de aplicar incorretamente os pagamentos se tornam muito maiores.

Os impactos negativos dos erros comuns de gestão de recebíveis e cobrança

Existem três problemas principais com erros de contas a receber: perdas financeiras, perda de tempo e relacionamento comprometido com o cliente. Vejamos estes um por um:

Perdas financeiras

Se uma fatura tiver informações incorretas ou você aplicar um pagamento à fatura errada, poderá sofrer uma perda financeira se deixar de coletar todas as faturas pendentes como resultado do erro. Alguns desses erros podem facilmente somar milhares de dólares.

Suas faturas que são eventualmente pagas, mas pagas com atraso, ainda se qualificam como uma perda financeira. A razão é porque você tem menos dinheiro na mão enquanto espera.

Grandes empresas já existentes no mercado descobriram que as empresas que dependem de processos manuais de contas a receber têm um DSO médio 30% mais longo do que as empresas que dependem de níveis médios ou altos de automação para cobrança de contas a receber.

Tempo perdido

Muitos erros comuns de gestão de recebíveis e tudo o que envolve sobre o assunto “ o que é cobrança “ são resultados de processos manuais concluídos por uma equipe que chegou ao limite. E quando surgem erros, sua equipe precisa gastar mais tempo corrigindo esses erros, tempo que eles poderiam ter gasto em tarefas de maior valor, como análise financeira, previsão e relatórios.

Se sua equipe está constantemente apagando incêndios, a única maneira de progredir nas principais prioridades ao trabalhar com um processo manual de contas a receber é contratar mais funcionários, o que pode ficar caro rapidamente.

Alguns departamentos de contabilidade esperam até o final de um ano fiscal para concluir seu período contábil. Mas a mesma estratégia não deve ser aplicada à cobrança de contas a receber. Esperar até o final do ano para garantir que todas as faturas sejam pagas em dia é extremamente arriscado.

As cobranças de contas a receber devem ser gerenciadas ao longo do ano para garantir uma taxa consistente de fluxo de caixa. Não há soluções de plataforma ou técnicas especiais de cobrança de contas a receber necessárias aqui; isso é simplesmente uma questão de ficar no topo do seu jogo. Não espere até ser esmagado pelos prazos de fim de ano. Gerencie suas faturas à medida que avança.

Exemplo de Gráfico que poderá ser aplicado para gestão de recebíveis

No geral, vale a pena ficar um passo à frente de seus clientes e estar sempre pronto para entrar em contato quando os pagamentos estiverem atrasados. Estabeleça regras sobre como abordar essas questões e não demore quando surgirem problemas.

Relacionamento comprometido com o cliente

Alguns de seus compradores entenderão se você cometer erros de contas a receber. Mas quanto mais você cometer esses erros, menos tolerantes eles serão.

Uma experiência do cliente abaixo do ideal é um problema comum para empresas que dependem de processos manuais de contas a receber. Como realizar uma boa gestão de recebíveis? De acordo com as grandes e experientes empresas, 58,7% das empresas esperam ter uma melhor experiência do cliente depois de inovarem seus sistemas de contas a receber.

A automação de contas a receber reduz drasticamente os erros

Uma grande porcentagem de erros de contas a receber são causados ​​por processos manuais. Ao automatizar esses processos, você pode reduzir drasticamente os erros de gestão de recebíveis e cobrança, levando a enormes ganhos de eficiência .

Uma ferramenta colaborativa de automação de cobrança, pode ajudá-lo a automatizar todas as áreas do ciclo de fatura para dinheiro. Ao fazer isso, você também:

Elimina a entrada de dados: algumas ferramentas se integram ao seu sistema ERP, para que os pagamentos sejam aplicados na fatura e na conta do cliente corretas por meio de um aplicativo de caixa automatizado.

Armazene todas as faturas, documentos relacionados e histórico de pagamentos em um só lugar: seus clientes e cobradores podem ter uma visão em tempo real do status de pagamento de uma fatura, eliminando a confusão que muitas vezes leva a erros. Com todos esses dados, podemos observar qual a importância da gestão de recebíveis em uma empresa ser feita da melhor maneira e com uma equipe especializada.

Incentive pagamentos mais rápidos permitindo que os clientes paguem online: o portal do cliente baseado em nuvem da Pague Direto permite que seus clientes paguem suas faturas parcial ou totalmente usando ACH, crédito, débito, cartões virtuais ou pagamentos bancários.

Resolva erros facilmente com ferramentas de colaboração: ao gerenciar contas a receber, algum nível de erro ainda surgirá, não importa o que você faça. O importante é ser capaz de resolver esses erros rapidamente. Uma ferramenta de gestão de recebíveis e cobrança colaborativa como a Pague Direto facilita muito, tanto para compradores quanto para fornecedores, resolver disputas. 

Em vez de usar o telefone ou e-mail para resolver uma discrepância, o que pode levar semanas, você e seus clientes podem estabelecer uma comunicação assertiva por meio de plataformas digitais. Com todas essas dicas e análises de dados que passamos para você, a gestão de recebíveis e cobrança em sua empresa temos certeza que vai começar a dar frutos e seguir no rumo esperado que é o sucesso da sua empresa em todos os setores.

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