Você sabia que uma carta de cobrança pode ser a solução para as dívidas de seu cliente? Quando o assunto é dívidas, o Brasil está no topo. Talvez essa afirmação não o surpreenda, porque é provável que você faça parte dessa maioria, o fato é que 77% das famílias têm algum tipo de dívida. Mas quanto essas famílias devem? Vamos colocar alguns números para essa estatística.
O total de dívida dos brasileiros é de R$ 14,96 trilhões. De acordo com dados da Receita Federal, esta é uma média de R$158.209 por família. Os empréstimos constituem a maior parte da dívida, seguidos por empréstimos estudantis, depois empréstimos para automóveis e, finalmente, dívidas de cartão de crédito.
Existem outros custos também, mas estes são os mais comuns. É claro que as pessoas podem gerenciá-los fazendo pagamentos consistentes à organização que devem. Por exemplo, os proprietários fazem pagamentos mensais de parcelas aos seus credores.
Essas contas se tornam problemáticas quando o devedor perder um pagamento ou parar de fazê-los completamente. Ninguém quer acabar nessa situação, mas a realidade é que pode ser difícil acompanhar muitos pagamentos. Isso resulta em um quarto dos brasileiros que não pagam suas contas em dia.
O que considerar antes de escrever uma carta de cobrança?
Para as empresas cobrarem suas dívidas de você, elas enviam cartas de cobrança de dívidas. Simplificando, este mecanismo lembra um indivíduo que ele deve dinheiro. O objetivo é que a pessoa finalmente pague, afinal, ninguém quer lidar com qualquer ação legal em potencial. Escrever uma carta de cobrança eficaz e ética é o primeiro passo para iniciar esse processo.
Você pode estar se perguntando o que exatamente quer dizer ético. É mais do que apenas escrever uma carta educada. Como cobrador de dívidas, existem requisitos legais que você precisa seguir.
A maioria das pessoas não está perdendo seus pagamentos simplesmente porque não sente vontade de pagar. A razão mais provável é que eles têm dificuldades financeiras que impossibilitam o pagamento. Por se tratar de uma situação delicada, o governo oferece proteção às pessoas quando se trata de tentativas das agências de cobrança de receber seu dinheiro.
O que é uma carta de cobrança?
Uma carta de cobrança word (também conhecida como carta de cobrança) é uma notificação enviada por escrito, informando um consumidor sobre seus pagamentos em atraso. A função das cartas de cobrança de dívidas é lembrar o devedor de seu pagamento em atraso devido a um credor.
Como, por vezes, os pagamentos atrasados podem decorrer do motivo de os mesmos pagamentos terem sido esquecidos, uma carta de cobrança de dívidas é um método adequado para a cobrança antecipada de dívidas, pois é rentável e pode produzir resultados positivos de cobrança de inadimplência.
Normalmente, as cartas de recuperação devem ser emitidas consecutivamente, consistindo de 2 a 5 lembretes escritos em série. Uma carta de cobrança deve ser enviada, quando a fatura do devedor estiver vencida.
Características gerais das cartas de cobrança
Cada carta de cobrança deve consistir no nome do credor original e sua empresa, o nome da agência de cobrança de dívidas, representando o credor; o valor total da dívida; custos e taxas adicionais. Se o documento de cobrança inadimplente for final ou carta antes da ação, também constará de um último prazo para pagamento, após o qual o processo do devedor será arquivado em juízo e seguirão os procedimentos do juizado de pequenas causas.
As cartas de cobrança de aluguel são geralmente enviadas ao devedor pelo credor original ou por uma organização privada de terceiros, amplamente conhecida como agência de cobrança de dívidas. Esses documentos também podem ser enviados por um comprador de dívida após a compra de perfis padrão do credor.
Quando o processo de compra de dívida é concluído, o comprador da dívida torna-se o proprietário oficial das mesmas contas inadimplentes e tem o direito legal de processar a Cobrança por whatsapp da dívida, incluindo o envio de uma carta de cobrança pelo correio ao sujeito da dívida. Uma carta de cobrança de dívidas também pode ser enviada por um advogado de recuperação de dívidas.
Como fazer uma carta de cobrança ao cliente?
Ao elaborar uma carta inicial de fatura vencida para o seu negócio, mantenha o tom amigável. Evite linguagem áspera como atenção imediata ou consideração séria. Esperamos que não chegue a esse ponto, e certamente ainda não chegou. Por enquanto, mantenha sua escolha de palavras amigável. Você quer evitar insultá-los ou envergonhá-los por não pagarem a você. Suponha que o descuido do pagamento tenha sido um erro honesto, porque provavelmente foi. Tente frases como:
- Este é um lembrete amigável;
- Por favor, traga sua conta atual;
- Por favor, atualize sua conta;
- Se você já nos enviou seu pagamento;
- Obrigado por sua pronta atenção a este assunto;
- Lembre-se, este é provavelmente um erro honesto;
Faça uma tentativa de atualizar a conta sem comprometer o relacionamento com o cliente.
Incluir todos os detalhes
Se você está perdendo um pagamento de um cliente que geralmente paga em dia, é possível que sua fatura inicial ou lembrete simplesmente tenha se perdido na confusão. Isso significa que você deve sempre incluir todos os detalhes da fatura em sua carta de lembrete, para que eles não precisem procurar a cópia original:
- Número da fatura;
- Data da fatura original;
- Data de vencimento;
- Valor do pagamento;
- Descrição.
Esses detalhes podem aparecer em forma de parágrafo ou em uma tabela, mas de qualquer forma, eles devem aparecer exatamente como na fatura original.
Como escrever uma carta de cobrança suave?
Como sempre, o objetivo é receber o pagamento à sua porta. Evite linguagem floreada ou desculpas por incomodá-los. Inclua os detalhes importantes, solicite o pagamento e avance. Você merece ser pago, e você merece ser pago a tempo. Se seus clientes sabem que o pagamento é uma prioridade para você, também se tornará uma prioridade para eles.
Contas vencidas
Talvez você tenha tentado uma carta vencida há 30 dias, uma carta de cobrança amigável de 60 dias e várias ligações de cortesia sobre uma conta inadimplente. Neste ponto, é hora de ser um pouco mais forte. Sua próxima comunicação escrita deve incluir:
- Datas e detalhes da fatura;
- Tentativas anteriores de coleta;
- Ações que você tomará se a conta não for paga dentro de um prazo específico;
- Opções de pagamento.
Por fim, siga essas ações. Se você avisar sobre uma retenção de crédito, coloque o cliente em uma retenção de crédito. Se eles perderem o prazo para enviá-los a uma agência de cobranças, é hora de seguir em frente. Infelizmente, a cobrança de contas vencidas é inevitável para muitas pequenas empresas.
E embora essas estratégias sejam sua maneira mais eficaz de lidar com isso depois do fato, você deve tentar minimizar os problemas de cobrança com uma estratégia de faturamento eficaz desde o início.
Modelos de carta de cobrança
A Carta de Cobrança de Dívidas é uma notificação enviada por um credor solicitando o pagamento de um valor pendente com instruções ao devedor. Para estar em conformidade com as Práticas Justas de Cobrança de Dívidas, a carta deve conter o seguinte:
- O valor da dívida ($);
- O nome do credor;
- Uma declaração informando o devedor de que, se não contestar a validade da dívida dentro de 30 dias, ela será considerada válida pelo devedor.
Modelo 1: 1 dia após o vencimento: enviar o boleto por e-mail e SMS
Texto:
Prezado Cliente,
Entendemos que na correria do dia a dia muitas coisas podem passar despercebidas. Por isso, nós da (nome da empresa) estamos aqui para te ajudar! Infelizmente o pagamento referente ao boleto anexo não foi identificado em nosso sistema. Caso tenha alguma dúvida entre em contato conosco (telefone) que estaremos totalmente dispostos a resolver isso. Abraço!
Modelo 2: 3 dias após o vencimento: enviar lembretes de que o boleto venceu próximo por WhatsApp e SMS
Texto:
Prezado Cliente,
Sou eu (nome da pessoa), aqui de novo.
Muita correria por aí? Por aqui, sim! Sei bem que muitas coisas passam batido neste corre diário. É exatamente por isso que estou aqui. Ainda não identificamos o pagamento do boleto (referente à compra). Se precisar falar comigo, é só ligar (telefone) que estarei aqui para resolver isso. Abraço!
Modelo 3: 8 dias de atraso: enviar carta e notificação de cobrança via e-mail, SMS e WhatsApp
(Nome completo do notificado)
(Nome do notificante), inscrito (cpf/cnpj/oab), com sede no endereço (colocar endereço) por seu representante legal (qualificar), vem por meio desta notificar que (indicar objeto da notificação). Com o intuito de solucionarmos amigável e extrajudicialmente a questão, pedimos, que vossa senhoria (indicar pedido de notificação) no prazo de (incluir prazo) sob pena de tomarmos medidas judiciais cabíveis. Certo de que seremos prontamente atendidos, desde já agradecemos a compreensão.
Assinatura notificante.
Modelo 4: 20 a 30 dias de atraso: enviar mensagens curtas diárias
Prezado Cliente, ainda não apontamos o pagamento do boleto em anexo em nosso sistema. Lembrando que, após repetidas mensagens e notificação extrajudicial enviada ao(a) senhor(a), medidas de negativação em órgãos de proteção ao crédito serão acionadas. Mantenha os benefícios do crédito e o nome limpo na praça! Estou aqui para ajudar no que for preciso. Atenciosamente.
Modelo 5: 30 dias de atraso: comunicado de negativação em órgãos de proteção ao crédito e protesto em cartório.
Prezado (a), (nome)
Em virtude do esgotamento das tentativas de recebimento, comunicamos que suspenderemos o serviço e daremos entrada em uma ação de cobrança judicial caso o pagamento da fatura não seja pago até a data (incluir data). Conto com a sua compreensão, (nome, cargo).
Como utilizar o recurso?
Esses são apenas exemplos, o mais importante seriam as informações referentes a dívida que você irá inserir. Uma fatura atrasada vencida (em aberto) é uma notificação por escrito de que taxas, prêmios, pagamentos ou quaisquer pagamentos combinados anteriormente não foram cumpridos e um saldo pendente está vencido.
Uma fatura vencida pode ser usada para serviços prestados ou produtos de modelo de fatura vencida e atrasada vendidos. Na maioria dos casos, quando um recebível está em atraso por mais do que o tempo previsto para pagamento, o credor pode cobrar multas na forma de multas por atraso e juros até que a dívida seja quitada.
O que incluir:
- Nome e endereço do devedor;
- Nome e Endereço e informações de contato do Coletor;
- Valor total discriminado em atraso;
- Número e data da fatura original;
- Lista de serviços prestados ou produtos vendidos;
- Métodos de pagamento aceitáveis (cartão de crédito, dinheiro, cheque, ordem de pagamento, PayPal, etc.);
- Lembrete da política de pagamento;
- Chamada à ação e próximos passos se o pagamento não for recebido integralmente
Como usar uma fatura atrasada vencida;
- Lista de serviços/produtos vendidos;
- A fatura vencida deve listar todos os produtos, serviços e custos juntamente com uma lista de taxas totais incorridas (incluir taxas de processamento, multas por atraso, cobrança de juros, taxa de pagamento devolvido, impostos, etc.)
Valor da contagem devido e taxas atrasadas
Uma vez que todos os valores tenham sido contabilizados, o valor total deve ser contabilizado na parte inferior da fatura e indicar claramente o total devido junto com as taxas atrasadas.
Prepare todas as vias de entrega
A fatura vencida deve ser enviada por todas as vias disponíveis para o indivíduo que deve. Este pode ser um mecanismo automático para notificar o indivíduo por whatsapp, enviando a fatura por e-mail e enviando a fatura.
Ameaça para enviar às instâncias jurídicas
Uma chamada para ação deve ser incluída na fatura vencida. O aviso deve ser incluído nas próximas etapas caso a fatura não seja paga, o que pode resultar no envio da conta para cobranças ou outras ações legais em uma data posterior.
Leia também o nosso demonstrativo sobre plataforma de cobrança
É necessário registrar em cartório a carta de cobrança?
Segundo informações do Serasa, hoje em dia, cerca de 30% de toda a população do país se encontra em alguma inadimplência, algo em torno de 60 milhões de brasileiros não efetuaram o pagamento de cobranças nos últimos meses. Com isso, a pessoa ficará com o seu nome em pendência para ser regularizado. Mas precisamos entender se a pessoa possui protesto ou tem o nome negativado. Existem diferenças grandes:
Estar com seu nome negativado significa que sua dívida foi processada pelo Serasa e possui inadimplência relacionada a ele, e possuir um protesto significa que sua dívida foi registrada num cartório.
O que seria um título em protesto?
O protesto no cartório acontece quando a empresa na qual existe a dívida, ou a pessoa para que se deve, faz um registro em um cartório de protestos um título da dívida que não foi paga.
Leia também o nosso demonstrativo sobre a Pague Direto
Como fazer uma carta de cobrança extrajudicial?
Você não conseguiu garantir o pagamento do cliente de suas faturas não pagas na data de vencimento? Você não tem tempo, pessoal ou experiência para lembrar continuamente o cliente de sua obrigação de pagamento? Em seguida, chame um terceiro neutro.
Um gerente de recebíveis ou agência de cobrança de dívidas tentará cobrar o pagamento de suas faturas pendentes sem recorrer ao tribunal. Você terceiriza totalmente a cobrança do pagamento da fatura. O cobrador de dívidas está totalmente autorizado a tomar as medidas necessárias em seu nome.
Na verdade, a agência de cobrança de dívidas tem as mesmas opções que você na cobrança do pagamento pendente. Porém, tendo tempo e expertise para ficar na bola, tem maior probabilidade de conseguir cobrar o valor a pagar. Em primeiro lugar, como empresa especializada em informações corporativas, entendemos a situação financeira do seu cliente. Isso afeta a abordagem do arquivo do caso.
Há uma diferença com um processo de cobrança judicial ou legal de dívidas, conforme concluído por um oficial de justiça. O oficial de justiça atua com base em uma ordem judicial ou ação executável. O oficial de justiça tem mais instrumentos, por exemplo, o sequestro dos bens do cliente. Por favor, considere que o procedimento será mais longo, mais caro e prejudicará totalmente o relacionamento com seu cliente.
O que não fazer ao escrever uma carta de cobrança?
Aqui está o que é complicado: o que você diz e como você diz em cartas de cobrança de dívidas é altamente regulamentado por regras de conformidade estaduais e federais. Um movimento errado e você pode ser multado.
Este post fala sobre as vantagens obtidas quando as cartas de cobrança de dívidas eficazes são incluídas como parte do processo de recuperação de dívidas. Mas o que deve dizer uma carta de cobrança de dívidas? Em quanto tempo e com que frequência as cartas devem ser enviadas? O que deve sempre fazer parte do processo de cobrança de dívidas e o que deve ser evitado?
Seguindo as Regras de Cobrança de Dívidas
As cartas de cobrança de dívidas são apenas mais um enigma complicado no campo da cobrança de dívidas. Como você pode equilibrar a devolução do que é devido com o cumprimento das regras de conformidade, mantendo a boa vontade do cliente?
Equilibrar a justiça, a conformidade, às cobranças e a experiência do cliente podem ser alcançados sem infringir nenhuma lei:
- A cobrança de dívidas não deve falsificar nenhuma informação nas cartas;
- A carta deve ter o nome do credor ou da empresa devedora;
- O valor devido deve ser especificado;
- Que o consumidor pode contestar o que lhe é devido.
No entanto, a interpretação desses tipos de regras está mudando constantemente. Por exemplo, um processo judicial recente envolvendo uma ação judicial de um consumidor, cujas cartas de cobrança de dívidas não diziam a ela que os juros estavam acumulando em seu saldo devedor.
Em outro caso, a empresa de cobrança de dívidas forneceu ao devedor uma linguagem informando que a dívida poderia continuar a acumular juros. Mas a pessoa processou de qualquer maneira e, embora a agência de cobrança de dívidas e seu cliente tenha vencido em uma decisão de apelação, os recursos estão pendentes.
Não apenas é importante seguir as diretrizes sobre o que é e o que não é declarado nos esforços de cobrança, você também deve saber que muitas ligações ou cartas podem ser consideradas assédio. Por exemplo, mensagens diárias via whatsapp ou mensagens de texto seriam consideradas uma intrusão e, da mesma forma, cartas de cobrança muito frequentes podem assediar os consumidores.
Assim, além de ser um dos setores mais regulamentados, a cobrança de dívidas também é uma área de conformidade com áreas cinzentas nas leis que estão continuamente sendo testadas.
Qual é a fórmula certa para cartas de cobrança de dívidas?
Manter o controle da miríade de detalhes por meio da automação de computador inteligente ajudará sua empresa a ficar por dentro das últimas mudanças nas regras de conformidade, além de ter o cuidado de gerenciar a experiência do cliente para que sua reputação não seja prejudicada.
Manter-se atualizado sobre as interpretações mais recentes das leis de conformidade de cobrança de dívidas enquanto organiza seu processo de cobrança de dívidas para mantê-lo legal e melhorar seus resultados. Riscos jurídicos a serem considerados na carta de cobrança.
