As relações entre cliente inadimplente e empresa podem ficar tensas se os pagamentos estiverem atrasados. Tal tensão é prejudicial às relações frutíferas entre as duas partes, colocando em risco toda a relação comercial.

Para evitar que pagamentos atrasados ​​se transformem em faturas não pagas, culminando em processos judiciais demorados e caros, certos erros devem ser evitados. A situação exige compreensão e tato e demonstra os benefícios de usar um intermediário para manter boas relações a fim de apaziguar a tensão entre clientes e empresas.

Vimos aqui como escolher uma plataforma de cobrança online. Mas é bom ficar atento neste artigo para saber como lidar com seus clientes.

Cliente Inadimplente: como fazer uma gestão eficiente?

A falta de comunicação entre cliente e empresa é a causa raiz da tensão em torno de pagamentos e contas não pagas. Na grande maioria dos casos, o atraso no pagamento de uma fatura é resultado de problemas de fluxo de caixa do cliente inadimplente. No entanto, os clientes normalmente adotam uma postura insular, pois sentem algo semelhante à vergonha ou incapacidade de cumprirem com os pagamentos.

Eles não querem que seus problemas de fluxo de caixa se tornem de conhecimento geral, então eles se fazem de mortos e não atendem ligações ou lembretes de empresários. Mas a postura oposta deve realmente ser adotada. Nunca é agradável para a administração ter dívidas. Não é algo que eles escolhem conscientemente. 

Se eles se encontram nessa situação, muitas vezes é porque não têm como liquidar uma fatura não paga em conformidade com as condições de pagamento iniciais que acompanham o pedido.

Que motivos levam os clientes a atrasarem os pagamentos?

Problemas de fluxo de caixa fazem os empresários se perguntarem: Qual o cenário da inadimplência no Brasil?  As empresas podem ter uma gama extremamente ampla de causas relacionadas a problemas de gestão ou condições de mercado, por exemplo. Outra causa pode ser faturas não pagas por um de seus próprios clientes.

No entanto, também é possível que o cliente inadimplente não queira pagar devido a uma disputa sobre o pedido, mercadorias erradas ou problemas de qualidade, por exemplo. A disputa pode envolver uma parte infinitesimal do pedido, mas alguns clientes se recusam a pagar por um pedido inteiro no valor de R$ 10.000,00 por causa de uma disputa acima de R$ 100,00, às vezes resultando em uma fatura não paga.

O que é inadimplência?

Esses clientes fazem da disputa uma questão de princípio. Atrasar os pagamentos por esse motivo também é uma forma de reter recursos em caixa, mesmo quando não há necessariamente a necessidade de fazê-lo.

Disputar um pedido às vezes é uma ação legítima, atrasando o pagamento sem informar o empresário sobre o problema muito menos. Isso também é uma fonte de tensão sobre pagamentos e faturas pendentes. O papel de uma empresa de cobrança neste caso é lembrar o credor de padrões comerciais decentes para facilitar a recuperação de faturas não pagas.

Que tipos de comportamento do empresário podem agravar os problemas com os clientes?

Se o empresário exercer muita pressão sobre um cliente para obter o pagamento de uma fatura, isso provavelmente resultará em um conflito. Qual o custo de um cliente inadimplente para as empresas? bom a resposta sempre vai depender de como se gerencia os inadimplentes. 

A atitude é compreensível, pois o empresário precisa garantir a recuperação de faturas não pagas para suavizar seu próprio fluxo de caixa, mas ninguém gosta de ser pressionado. Da mesma forma, ameaçar um cliente inadimplente com processos legais, negativação ou protestos não são saudáveis para o futuro de um relacionamento a longo prazo.

Por outro lado, jogar em uma conexão emocional não é garantia. O empresário e o cliente muitas vezes se conhecem, o que pode levar o primeiro a conceder tacitamente mais condições de pagamento para este último. e uma situação de cobrança amigável.

O cliente pode então aproveitar essa confiança, para priorizar o pagamento de outros empresários com os quais o relacionamento é menos seguro. Um cliente que sofre com vários pagamentos atrasados ​​de faturas é muitas vezes tentado a liquidar o último empresário com o qual negociou.

Como perseguir faturas pendentes e escrever uma carta para as faturas não pagas?

Uma regra geral é sempre faturar o mais rápido possível e pedir ao seu cliente que confirme o recebimento. É claro que você deve garantir que sua fatura esteja correta e que todos os detalhes estejam corretos. Manter o recibo em arquivo para provar que você entregou a fatura com sucesso é uma boa prática.

Em seguida, anote os detalhes da fatura e acompanhe seu cliente à medida que a data de vencimento se aproxima, em vez de esperar até o vencimento, principalmente com faturas de grandes valores. Se possível, conheça o responsável pela liquidação das faturas na empresa do seu cliente, pois isso pode facilitar o pagamento. 

À medida que o prazo de pagamento se aproxima, acompanhe com um lembrete amigável de que você espera o pagamento imediato, pode ser até uma cobrança por whatsapp. Se eles perderem o prazo de pagamento, procure a fatura pendente rapidamente, de preferência por escrito com uma carta de faturas não pagas, mantendo o diálogo e garantindo que eles entendam que você não aceitará o não pagamento. 

Você também pode estabelecer um processo de lembrete automatizado para lembrar os clientes de sua obrigação de pagamento e maximizar suas chances de recuperação de faturas não pagas. Em sua carta de faturas não pagas, certifique-se de incluir o seguinte:

• Detalhes de ambas as empresas (nome, endereço);
• Data da sua carta;
• Contato chave em sua empresa;
• Referências de pagamento, número da fatura;
• Total devido + juros ou encargos se você optar por adicioná-los (explique esses encargos).

Explique claramente que o pagamento está vencido e que o cliente violou os termos

Consulte as comunicações anteriores

Informações sobre o que acontece a seguir, incluindo a data final do pagamento e as consequências se o seu cliente ainda não pagar (resolver dívidas, processos judiciais). Você deve manter as informações sobre suas faturas em um formato acessível que forneça uma visão clara dos pagamentos em atraso.

Os cobradores de dívidas, como parte neutra aos olhos do cliente, podem identificar rapidamente a origem do problema de pagamento e, em seguida, encontrar uma solução que satisfaça ambos os lados e contribua para a recuperação de faturas para o cliente pagar dívidas atrasadas. 

Se o atraso no pagamento for resultado de uma disputa sobre o pedido, eles coletam uma descrição das deficiências em questão do cliente e os aspectos “indiscutíveis” para relatar essas informações ao empresário. Se o fluxo de caixa for o problema, eles sugeriram reprogramar proporções razoáveis.

Por que a gestão eficiente é importante

Gerar vendas é fundamental para manter seu negócio lucrativo. No entanto, o outro lado das novas vendas é coletar o dinheiro devido quando um cliente em potencial se torna um cliente. 

Seja um consumidor ou uma empresa, podemos dizer com segurança que a maioria faz todo o possível para pagar o dinheiro devido. Infelizmente, no ambiente atual de dívidas crescentes, os pagamentos estão se tornando cada vez mais inadimplentes.

Por que o seu cliente se torna inadimplente?

Quando as dívidas se tornam inadimplentes, é responsabilidade do departamento de contas a receber lidar com todas as coisas associadas à recuperação do dinheiro devido. Esse processo não é apenas demorado, mas, quando tratado manualmente, pode resultar em erros que deixam o dinheiro sem cobrança.

Um sistema de gerenciamento e cobrança de dívidas elimina o esforço manual, reduz erros e melhora sua capacidade de cobrar dívidas não pagas. Embora o seu pessoal sejam os principais usuários do sistema, também beneficia a empresa como um todo. Como sua empresa pode transformar um cliente inadimplente em cliente ativo? Com um bom gerenciamento de cobranças.

Aqui está um detalhamento das três áreas principais que usam o sistema:

Empresa: Para melhorar o fluxo de caixa, as empresas precisam entender as contas em risco, o valor total da receita vencida e os saldos antigos. Essas informações precisam estar atualizadas e prontamente disponíveis para garantir que ações possam ser tomadas com o mínimo de envolvimento.

Gerente de Cobrança: Para garantir que os processos e estratégias de cobrança sejam aplicados de forma consistente em todas as contas inadimplentes, é importante que o progresso de seus cobradores seja rastreado de forma sistemática e precisa.

Cobradores: para aumentar a produtividade dos cobradores, as empresas precisam de ferramentas que priorizem contas que precisam de atenção, automatizam notificações e alertas e agilizem as interações com os clientes.

Embora a inadimplência seja um fato da vida de qualquer empresa que cobra pagamentos, o sistema certo de gerenciamento e cobrança de dívidas permite agilizar o processo de gerenciamento e cobrança de dívidas, melhorar o fluxo de caixa, reduzir os ciclos de cobrança e aprimorar a experiência do cliente. E os benefícios não param por aí.

Vantagens de um Sistema de Gestão e Cobrança de Dívidas

Os processos de recebíveis e cobranças são complexos e trabalhosos; no entanto, um sistema de gestão e cobrança de dívidas facilita a carga e oferece vantagens significativas.

Receba pagamentos mais rapidamente: um sistema integrado de gestão e cobrança de dívidas permite que as empresas automatizam notificações e alertas, agilizem o processo de pagamento e ofereçam aos clientes opções de pagamento convenientes.

Centralize os dados: se você estiver usando planilhas do Excel ou outros processos manuais, as informações de pagamento e inadimplência do cliente provavelmente estão espalhadas por vários registros e não podem ser acessadas por todos em sua equipe, resultando em dados conflitantes. Uma fonte de dados centralizada elimina o esforço manual, fornecendo dados mais precisos e consistentes.

Aumente a eficiência: a automação elimina a necessidade de executar manualmente contas antigas de AR ou revisar manualmente registros de inadimplência, fornecendo aos recursos de AR a capacidade de se concentrar em outras tarefas críticas, como buscar contas vencidas com maior probabilidade de serem pagas.

Melhore a previsão de pagamentos e o fluxo de caixa: com a capacidade de coletar, analisar e compartilhar dados consistentes, você pode determinar melhor as taxas de dias de vendas pendentes , taxas de rotatividade, eficácia da cobrança e muito mais.

Reduza as baixas de dívidas incobráveis: A automatização do processo de gestão e cobrança de dívidas permite que você acompanhe as inadimplências de forma mais proativa, permitindo que você resolva disputas mais cedo e evite que cheguem a um ponto em que se tornem incobráveis.

Aumentar a rentabilidade: O correto sistema de gestão e cobrança de dívidas pode permitir evitar o uso de uma agência de cobrança, o que elimina o compartilhamento de uma porcentagem do pagamento obtido, bem como taxas ou comissões.

Melhore a satisfação do cliente: a automação minimiza os erros humanos, garantindo que as faturas, lembretes de pagamento, etc. contenham todas as informações relevantes, sejam enviadas em tempo hábil e sem erros.

Um sistema de cobrança e gerenciamento de dívidas específico elimina desafios comuns, como perder o controle de saldos antigos, não ter as informações necessárias para conhecer os valores totais de inadimplência e confiar em dados imprecisos ou incompletos.

Simplifique o gerenciamento de cobranças

Você precisa de uma maneira melhor de gerenciar suas cobranças. Uma maneira que minimizará as baixas de dívidas incobráveis, aumentará a produtividade dos funcionários e melhorará a satisfação do cliente. 

Com o sistema de cobrança e gerenciamento de dívidas certo (um que combina cobrança, cobrança e cobrança em uma única solução), você pode gerenciar cobranças proativamente, reduzir os dias de vendas pendentes e melhorar seu fluxo de caixa.

O que é Gestão de Crédito?

A gestão de crédito é definida como o plano de ação da sua empresa para se proteger contra pagamentos atrasados ​​ou inadimplência por parte de seus clientes. Um plano de gestão de crédito eficaz utiliza um processo contínuo e proativo de identificação de riscos, avaliação de seu potencial de perda e proteção estratégica contra os riscos inerentes à concessão de crédito. 

Ter um plano de gestão de crédito ajuda a proteger o fluxo de caixa do seu negócio, otimiza o desempenho e reduz a possibilidade de que uma inadimplência afete negativamente o seu negócio.

Por que o Gerenciamento e Controle de Crédito é Importante?

Qual a gestão mais efetiva para lidar com clientes inadimplentes? Situações de atraso no pagamento e inadimplência ocorrem com frequência alarmante, é fundamental para a saúde financeira de sua empresa minimizá-las. Clientes que não pagam suas faturas ou demora no pagamento podem comprometer diretamente a sobrevivência do seu negócio, por isso  é importante ter um sistema de gestão de crédito.

Muitas empresas acham difícil avaliar e rastrear adequadamente a credibilidade de novos clientes. E ao realizar negócios com clientes estrangeiros, o gerenciamento de risco do cliente se torna ainda mais complexo porque pode ser difícil interpretar e confiar nas informações usadas por países estrangeiros para medir a qualidade de crédito.

A gestão de crédito começa com a gestão de contratos

Quando se trata de contratos, certifique-se de declarar por escrito as condições de entrega e pagamento, e também discutir quaisquer disposições do contrato. É aqui que você pode indicar se certas condições se aplicam e que você não aceita outras condições. Como ponto de partida, você pode verificar com sua associação comercial as condições normalmente usadas pelo seu setor. 

Ao celebrar o contrato, aconselhamos também a solicitar a um advogado que reveja as condições. Também pode fazer sentido ser franco com seus clientes e conscientizá-los em seu contrato e faturamento de que você tem seguro de crédito. Isso deixa claro que há maiores consequências em caso de atraso ou falta de pagamento.

Além disso, verifique se a pessoa que assina cada recibo tem a devida autoridade e peça um carimbo da empresa no recibo.

Como desenvolver um procedimento estratégico de gestão de crédito para pagamentos em atraso

Como resolver dívidas de clientes inadimplentes? Nem todos os clientes pagam suas contas dentro do prazo de pagamento acordado, portanto, certifique-se de ter um política de gestão de crédito para pagamentos em atraso. No caso de pagamentos atrasados, ligue para o cliente e envie um lembrete por escrito de que você espera o pagamento dentro de um prazo razoável, como uma semana.

Se o pagamento ainda não for concluído, você poderá enviar um aviso e, eventualmente, um aviso formal por escrito. Isso normalmente pede o pagamento dentro de dois dias úteis e apresenta uma data específica em que o dinheiro deve ser recebido antes do início do processo judicial. Dados os custos associados aos pagamentos em atraso, considere também adicionar taxas para contabilizar os custos de cobrança e juros.

Quando você começa a conversar para descobrir o máximo possível sobre a empresa com a qual está fazendo negócios. Considere várias fontes de informação para sua análise de crédito do cliente, como a Câmara de Comércio local e agências de crédito, referências bancárias e comerciais, empresas, etc. Mesmo os clientes existentes devem passar por revisões periódicas. Ser proativo durante a fase de pesquisa desempenha um papel importante no processo de gestão de crédito.

É claro que os dados valerão ouro para entender a posição financeira de seus clientes e suas demonstrações financeiras auditadas. Alguns clientes privados podem estar dispostos a compartilhá-los com você mediante solicitação, mas muitos não. 

Se você tem uma seguradora de crédito, suas chances de ter acesso indireto a essas declarações aumentam, os clientes respeitam o poder de mercado de uma seguradora e normalmente oferecem acordos de confidencialidade para deixá-los à vontade de que detalhes específicos não serão compartilhados com o cliente final. 

Comunique seu processo de gerenciamento de crédito a outros departamentos da empresa para garantir que as tarefas e responsabilidades dos indivíduos em outros departamentos sejam claras para todos. Em alguns casos, eles podem desempenhar um papel fundamental na cobrança de pagamentos de faturas.

Defina também limites claros para as ações necessárias de outros departamentos e responsabilize as pessoas. Avalie periodicamente como o seu processo de gestão de crédito atende às necessidades da organização.

Certifique-se de revisar cada cliente com uma frequência alinhada com o risco percebido que o comprador específico apresenta e seu potencial de inadimplência. Tenha cuidado para não manter um preconceito por causa de relacionamentos pessoais. Só porque você tem um bom relacionamento com um cliente, não significa que ele não será inadimplente. 

Defina metas ambiciosas de gerenciamento de crédito do cliente inadimplente

O valor de uma política de gestão de crédito eficaz às vezes é subestimado: bem feito, evita riscos desnecessários, cria oportunidades de melhoria e libera o capital de giro da sua empresa para investimentos críticos de negócios. 

Portanto, faz sentido definir metas e ações ambiciosas, medir seu desempenho periodicamente e aplicar mudanças quando necessário.

Continue melhorando seus procedimentos de controle de crédito eficiente

Ao colocar essas dicas e práticas em prática, lembre-se de que a gestão de crédito não é um projeto isolado. É um processo no qual você deve continuar trabalhando o ano todo. 

Com sucesso, você pode acelerar a negociação de dívidas e ajudar a otimizar o capital de giro com o qual sua organização precisa trabalhar. Isso cria fundos que sua empresa pode investir no futuro e comprovar o valor de uma gestão de crédito eficaz para toda a organização.

Leia também o nosso artigo que ensina a fazer uma carta de cobrança.