Quando você está acostumado a fazer tudo por conta própria, a ideia de terceirizar a cobrança pode ser incrivelmente assustadora. Como você pode encontrar empreiteiros confiáveis? Como você sabe que pode confiar neles com suas tarefas de negócios?
E como eles podem fazer as coisas tão bem quanto você? Todos esses medos são válidos e há riscos de terceirização. Todo mundo quer escalar seus negócios e continuar a crescer. Para fazer isso, porém, a maioria das pessoas precisa começar a descarregar algumas de suas tarefas mais tediosas e demoradas.
Vamos analisar 5 cuidados que toda empresa deve ter ao terceirizar a cobrança.
Falhas de comunicação na cobrança
Um dos riscos mais significativos do trabalho de terceirização da cobrança é uma falha de comunicação. Afinal, quando você estava concluindo todas as suas tarefas de negócios sozinho, você não precisava se reportar ou se comunicar com ninguém. Não ter uma comunicação eficaz com seu assistente desde o início levará à insatisfação de ambas as partes.
Ao estabelecer regras básicas e tornar claras as estratégias de comunicação, você pode evitar muitas dores de cabeça no futuro.
Orçamento inchado para cobrança
Você sabe que vai lhe custar dinheiro começar a terceirizar a cobrança e o trabalho de cobrança, mas também vai permitir que você ganhe mais.
Dito isto, a última coisa que você quer é um orçamento inchado, onde você acaba gastando muito mais do que o previsto em trabalho terceirizado. Gastar regularmente mais do que você pensou que seria insustentável nos negócios.
Gerenciando seu orçamento
Colocar suas finanças em ordem ao terceirizar a cobrança é uma das partes mais importantes manter um negócio à tona, em caso de inadimplência, saber estratégias sobre o que é cobrança também é essencial. Veja como você pode evitar um dos maiores riscos da terceirização.
Defina os requisitos ao terceirizar a cobrança
Se você deseja evitar custos ocultos ao terceirizar a cobrança e ficar dentro do orçamento, precisa ser específico sobre os requisitos do seu projeto. Faça um detalhamento completo das entregas necessárias, incluindo até mesmo as menores subtarefas (melhor ainda se você puder fornecer uma quantidade aproximada de tempo que você permitiria para as tarefas).
Dessa forma, você receberá uma cotação precisa para o projeto e saberá exatamente o que gastará antes do tempo recuperando os inadimplentes.
Descubra se o fornecedor de cobrança tem experiência
Outra surpresa que você não quer ter é descobrir que contratou um fornecedor que não tem as ferramentas, equipamentos ou tecnologia certa para concluir as tarefas. Você pode contratar alguém com base em seu salário por hora, que se encaixa no seu orçamento.
Mas então você tem que gastar mais para comprar o software que eles precisam para fazer o trabalho. Por exemplo, talvez você contrate alguém para editar a cópia para você, mas eles não têm a experiência necessária para desenvolver o trabalho. Eles provavelmente vão querer que você cubra esse custo e em caso de inadimplência saber como contratar uma empresa de cobrança pode te ajudar muito a não ficar no prejuízo.
Isso não quer dizer que se espera que os próprios provedores cubram os custos dessas ferramentas especializadas; é apenas algo para estar ciente para que você possa incorporá-lo ao seu orçamento.
Muitos atrasos na cobrança
“Quando você começa a terceirizar a cobrança, você se torna um gerente por padrão. Embora você tenha freelancers, contratados ou funcionários concluindo tarefas, você ainda precisará gerenciar o cronograma dessas tarefas e garantir que tudo permaneça no caminho certo”.
Como otimizar o desenvolvimento de projetos
Terceirizar a cobrança, como qualquer projeto envolver tempo de análise. Seus novos contratados estarão olhando para você em busca de responsabilidade, motivação e orientação. Manter o controle e capacitar fornecedores terceirizados é o objetivo final.
Defina metas para o provedor para terceirizar a cobrança
Uma das primeiras coisas a fazer ao desenvolver um novo projeto é definir metas para o seu provedor. Ter metas tangíveis permitirá que você avalie facilmente o sucesso do seu provedor e determine com precisão onde eles estão em cada projeto.
Você pode construir essas metas em um software de gerenciamento de projetos como Asana, Trello ou ClickUp, onde você pode verificar seu status sem perder tempo se comunicando.
Acompanhe os principais indicadores de desempenho
Os KPIs são cruciais para medir o desempenho de seus fornecedores em relação aos seus objetivos. Eles ajudam você a entender como você está se beneficiando das tarefas de terceirização e garantem que o investimento vale a pena para o seu negócio.
Os indicadores-chave de desempenho também motivam seus contratados, dando-lhes metas específicas a serem alcançadas e mantendo-os no caminho certo. Um exemplo de um KPI que você pode definir para seu assistente pode ser responder a todas as perguntas do chatbot em 24 horas ou algo semelhante.
Defina cronogramas para reuniões
As reuniões são pontos em que você e seus fornecedores podem fazer check-in para discutir os requisitos, as tarefas e o progresso do projeto.
Defina cronogramas para reuniões assim que você começar a terceirizar tarefas para que você e seus fornecedores possam planejar com antecedência e vir preparados com perguntas, atualizações e comentários.
Ameaças à segurança ao terceirizar a cobrança
Outros riscos significativos da terceirização da cobrança envolvem a segurança dos negócios. As empresas on-line devem ser proativas quanto à proteção on-line, pois os agentes mal-intencionados têm uma ampla variedade de ferramentas à sua disposição.
Quando você está operando sua empresa por conta própria, você é o único que tem acesso a informações comerciais confidenciais e senhas de contas. Você é o único responsável por sua proteção de segurança cibernética e tem controle total sobre o gerenciamento de todas as suas contas e informações.
Prevenção de riscos de segurança ao terceirizar a cobrança
Quando você contrata alguém, inevitavelmente precisará fornecer acesso a contas como ferramentas de software , contas de e-mail e talvez o back-end do seu site. Mas você pode trabalhar para mitigar ameaças cibernéticas seguindo algumas destas etapas:
Educar os provedores em segurança cibernética básica
Seus provedores podem não ser especialistas em segurança cibernética, mas isso não significa que eles não possam aprender. Existem ameaças óbvias a serem consideradas, como golpes de phishing e ataques de engenharia social.
Forneça recursos aos seus novos contratados como parte do processo de integração, onde eles podem ler sobre os conceitos básicos de segurança cibernética e como identificar sinais de alerta.
Converse com eles sobre problemas comuns de segurança cibernética que você pode ter encontrado em sua empresa no passado, para que eles estejam preparados se surgirem novamente.
Falta de experiência ao terceirizar a cobrança
Se você está no processo de crescimento do seu negócio e apenas começando a terceirizar o trabalho, é improvável que você tenha um orçamento enorme para contratar talentos.
Isso significa que você pode não ter acesso a talentos de primeira linha e pode estar trabalhando com mais fornecedores de nível básico.
Gerenciando a falta de experiência em fornecedores
Isso não quer dizer que assistentes menos experientes de cobrança ainda não possam fazer um bom trabalho; você pode apenas precisar fornecer-lhes mais orientação.
Embora a falta de experiência nos fornecedores seja um dos riscos da terceirização, também é uma grande oportunidade de crescimento, se começar a te gerar inadimplência, conhecer quais as melhores empresas de cobrança é fundamental para que você não perca o caixa da empresa.
Especifique como eles podem melhorar
Se seus fornecedores estiverem com baixo desempenho e não atenderem aos seus padrões, não assuma que eles simplesmente descobrirão ou consertarão as coisas de forma independente.
Ninguém se propõe a fazer um trabalho ruim, mas os provedores não saberão o que estão fazendo de errado, a menos que você diga a eles. Em vez de ficar frustrado com eles e dizer que seu trabalho não é bom, especifique exatamente como eles podem melhorar.
Diga “em vez de fazer as coisas dessa maneira, você pode tentar fazer assim” ou algo semelhante. Isso economizará tempo para você e seu provedor e os ajudará a concluir o trabalho de acordo com o padrão esperado.
Aprecie o grande esforço na cobrança
Quando seu provedor for além ou fizer um ótimo trabalho em uma tarefa, diga a eles! Todos nós queremos sentir que nosso trabalho duro é apreciado e ajuda a aumentar o moral geral. Uma vez que você tenha um ótimo provedor de serviços, você quer que ele fique por perto. Mostrar apreço por seus funcionários é uma das melhores maneiras de aumentar a retenção e garantir que eles continuem trabalhando com você.
Faça check-ins regularmente
Agende check-ins regulares com sua empresa de cobrança ao terceirizar a cobrança, para garantir que todos estejam felizes e na mesma página. Dê espaço aos seus provedores para expressar quaisquer preocupações, fazer perguntas e informar como eles estão se sentindo sobre o trabalho em geral.
Você também pode usar esses check-ins para dar feedback sobre seu trabalho, discutir projetos futuros ou informá-los sobre oportunidades de progressão. Gerencie os riscos da terceirização trabalhando com fornecedores confiáveis
Usando todas essas dicas e truques, você pode ajudar a mitigar os riscos mais comuns associados ao trabalho de terceirização.
A chave é trabalhar com um provedor respeitável em quem você pode confiar e em quem você se sente confiante para lidar com as tarefas que você atribui a eles. Com certeza tomando esses 5 cuidados e seguindo todas as nossas dicas você vai estar precavido ao contratar uma empresa para terceirizar seus serviços.
