Quem é do setor financeiro, sabe que as vendas são um componente significativo que não podemos deixar de lado na gestão de um negócio. Isso porque o negócio se beneficiará do nível de sistema de gestão de vendas da empresa e de como é realizada a cobrança para seus clientes. 

Por isso, não é incomum que as empresas concedam crédito aos consumidores que desejam comprar seus produtos. Posteriormente, a empresa enviará uma carta de cobrança (ou mesmo um email de cobrança, conforme vimos aqui) aos seus credores. Esta carta lembrará o credor de fazer pagamentos pelas transações que fez em relação aos serviços ou produtos comprados, mas importante lembrar de algumas medidas para não cair na armadilha da cobrança indevida.

O que é uma carta de cobrança?

Não precisa ser financeiro para entender que uma carta de cobrança é um documento que permite a negociação ou quitação da dívida existente. Esta carta é dada com base em acordo mútuo. Uma carta de cobrança é uma opção caso o comprador não tenha cumprido suas obrigações na data de pagamento acordada. 

Os atrasos nos pagamentos podem ser prejudiciais para os credores porque o dinheiro que as empresas devem receber é capital ou lucros comerciais essenciais. No entanto, se o comprador não concluir a fatura no prazo, isso pode prejudicar seus objetivos, incluindo outras atividades de vendas.

Como ela pode ajudar o setor financeiro?

A carta de cobrança é muito funcional, especialmente para o financeiro em termos de pagamento de uma transação. Especificamente, as cartas de cobrança também têm outras funções que podem ajudar muito o setor financeiro. Algumas das funções da carta de cobrança são:

Maior facilidade para cobranças

A carta de cobrança é uma solução para o financeiro de empresa quando têm dificuldades em solicitar o reembolso das obrigações dos clientes ou compradores com a recuperação de dívidas. Ao enviar uma notificação por escrito, a empresa espera que o devedor responda mais rapidamente ao fornecer informações sobre seu crédito e faz uma gestão eficiente desse processo de cobrança. 

Alguns compradores podem não responder bem na hora de pagar as parcelas do empréstimo. É por isso que a empresa precisa enviar uma notificação formal para lembrar os compradores de pagar pelas transações. Você pode contratar uma empresa de cobrança para isso.

Prova de uma transação

Esta carta pode ser evidência de um sistema de gestão de compras. Assim, se uma das partes violar o acordo de transação, outras partes podem trazer o problema para um processo judicial. A carta de cobrança como comprovante de compra facilitará para a empresa obter seus direitos e combinar se as transações foram pagas ou não.

Evita multas e juros

Geralmente há sanções ou multas nas compras a crédito se houver atraso no pagamento. Essas multas são normalmente calculadas por dia. Como a inadimplência afeta o balanço financeiro, a empresa enviará a carta de cobrança antes da data de vencimento sem quaisquer erros que o financeiro não deve cometer ao cobrar. 

Assim, pelo menos os compradores podem preparar fundos para pagar as parcelas do empréstimo antecipadamente para evitar multas à contabilidade da empresa.

Modelos de carta de cobrança

Agora que você, independente de ser financeiro, sabe por que está compilando a carta de cobrança de dívidas para seus clientes, pode decidir o formato com o qual trabalhar. Abaixo está uma visão geral útil dos tipos de cartas de cobrança de dívidas que você pode escrever, dependendo da situação.

Saiba como utilizar este artificio mesmo não sendo uma empresa de cobrança.

Carta de lembrete

Isso às vezes é chamado de ‘carta eletrônica’ e geralmente é o lembrete inicial de que você enviou a fatura e um valor ainda é devido, sendo mais um meio de controle da inadimplência. Felizmente, apenas uma carta de lembrete é necessária, mas às vezes pode levar até três antes que você precise iniciar um processo legal. 

A carta de lembrete geralmente é enviada 14 dias após a data de vencimento da fatura com base na suposição de que o devedor se esqueceu de fazer o pagamento.

Exemplo de carta nº 1:

[Inclua o nome da sua empresa]

[Inclua seu endereço]

[Nome do destinatário]

[Nome comercial do destinatário]

[Endereço do destinatário]

[Data]

RE: Fatura não paga nº [Incluir número de referência da fatura]

Caro [nome do destinatário],

A fatura acima/anexada de [valor pendente] recentemente atrasou o pagamento. Como tal, agradecemos que efetue este pagamento o mais rapidamente possível.

Caso haja algum erro de nossa parte e o pagamento tenha sido efetuado, favor entrar em contato para que o assunto seja corrigido com urgência.

Alternativamente, se houver algum problema com relação à liquidação do valor devido, entre em contato conosco para que possamos providenciar um plano de pagamento alternativo.

Com os melhores cumprimentos,

[Seu nome]

[Sua posição]

Carta de consulta

É aqui que fica mais complicado porque você enviou um lembrete e não recebeu resposta. No entanto, você não tem certeza se eles simplesmente perderam a carta e no interesse de manter boas relações comerciais você não quer ser muito duro. Mantenha o tom firme, mas não rude.

Exemplo de carta nº 2:

[Inclua o nome da sua empresa]

[Inclua seu endereço]

[Nome do destinatário]

[Nome comercial do destinatário]

[Endereço do destinatário]

[Data]

RE: Fatura não paga nº [Incluir número de referência da fatura]

Caro [nome do destinatário],

Esta carta é outro lembrete de que o valor de [incluir valor pendente] devido em [incluir data de vencimento] permanece não pago. Por favor, envie-nos o seu pagamento o mais rápido possível / dentro de XXXX dias a partir da data no topo desta carta [incluir instruções de pagamento].

Esperamos continuar nosso relacionamento comercial com você, mas não podemos prosseguir com nenhum novo contrato até que esse valor seja pago.

Se você já fez esse pagamento, entre em contato conosco em [incluir detalhes de contato] para corrigir esse problema. Pedimos desculpas por qualquer inconveniente que isso possa causar.

Com os melhores cumprimentos,

[Seu nome]

[Sua posição]

Exemplo de carta nº 3:

[Inclua o nome da sua empresa]

[Inclua seu endereço]

[Nome do destinatário]

[Nome comercial do destinatário]

[Endereço do destinatário]

[Data]

RE: Fatura não paga nº [Incluir número de referência da fatura]

Caro [nome do destinatário],

A fatura em anexo de [incluir valor] permanece não paga, apesar de nosso lembrete anterior. Como tal, agradecemos que efetue este pagamento o mais rapidamente possível.

Valorizamos seu negócio, mas lamentamos não poder continuar fornecendo [incluir bens ou serviços] a crédito até que o valor total seja pago. Se houve algum problema com os [bens ou serviços fornecidos], por favor contacte-nos com urgência para que o problema possa ser corrigido.

Como alternativa, se houver um problema no pagamento do valor pendente, teremos prazer em discutir acordos alternativos de pagamento para você.

Com os melhores cumprimentos,

[Seu nome]

[Sua posição]

Carta de apelação

Se você, financeiro, está no estágio três do processo de cobrança de dívidas, lembrou ao cliente, apelou para sua melhor natureza e, ainda assim, ele está jogando duro. (Ou sem bola nenhuma!) Agora é a hora de ser duro e indicar a urgência da situação, aludindo às consequências.

Amostra de carta nº 4:

[Inclua o nome da sua empresa]

[Inclua seu endereço]

[Nome do destinatário]

[Nome comercial do destinatário]

[Endereço do destinatário]

[Data]

RE: Fatura não paga nº [Incluir número de referência da fatura]

Caro [nome do destinatário],

Apesar de nossos lembretes anteriores enviados em [incluir datas], a fatura anexa de [valor pendente] permanece não paga. Como tal, agradecemos que efetue este pagamento o mais rapidamente possível.

Lamentamos informar que, a menos que o pagamento seja feito até [data final], esta fatura será repassada para nossa agência/advogado de cobrança de dívidas. Isso pode afetar seriamente sua classificação de crédito, portanto, recomendamos que você faça um pagamento ou entre em contato conosco sobre um plano de pagamento antes dessa data.

Você pode entrar em contato comigo diretamente através de [detalhes de contato].

Com os melhores cumprimentos,

[Seu nome]

[Sua posição]

Demanda final

Como se costuma dizer, são três greves e você está fora! O cliente não efetuou o pagamento apesar de lembretes gentis e não tão gentis, e é por isso que é hora da carta de demanda final antes de prosseguir com as ações legais. 

Isso também é conhecido como a cobrança do ultimato ou carta de cobrança final. Lembre-se de manter um tom assertivo e profissional.

Amostra de carta nº 5:

[Inclua o nome da sua empresa]

[Inclua seu endereço]

[Nome do destinatário]

[Nome comercial do destinatário]

[Endereço do destinatário]

[Data]

RE: Fatura não paga nº [Incluir número de referência da fatura]

Apesar de nossos lembretes anteriores enviados em [incluir datas de envio], ainda não recebemos uma resposta ou pagamento de você. Por isso, lamentamos informar que, se o valor pendente não for pago integralmente até [data final do ultimato], não teremos outra opção a não ser entrar com uma ação judicial contra você. Encontre o valor total da dívida e os custos adicionais listados abaixo:

Valor da conta: [valor original devido]

Custos de pagamentos atrasados: [inserir valor]

Custo de juros: [inserir valor]

Total: [inserir valor]

Aconselhamos que você trate este assunto com urgência para evitar a inconveniência de ações judiciais. Estamos ansiosos para receber o pagamento por devolução.

Com os melhores cumprimentos,

[Seu nome]

[Sua posição]

Conclusão

O que todos que trabalham no financeiro devem saber? Exatamente esses exemplos de cobrança com uma carta entregue pela empresa ao comprador para poder obter bons resultados e também a maneira de lidar com os clientes. Essa carta também possui várias funções, mas, em geral, a fatura ajuda a lembrar o comprador ou credor de concluir os pagamentos relacionados às transações que ocorrem. 

As cartas de cobrança também possuem diversos componentes obrigatórios que devem estar presentes, independentemente do tipo de setor da empresa vendedora.