Antes de saber como escrever uma mensagem de cobrança, é importante lembrar que a economia de forma geral e os negócios são formados com base em termos de compra e venda entre duas partes. Existe uma premissa básica para este tipo de negociação: é o intercâmbio de valores entre produtos e serviços, que pode se basear em créditos. Quando os negócios são baseados em vendas a crédito, surge o envio de cartas de solicitação de pagamento ou cartas de cobrança.
As mensagens de cobrança referem-se à notificação enviada por escrito para informar o consumidor sobre o seu atraso nos pagamentos. As cartas de cobrança são enviadas quando o devedor fica inadimplente ou atrasa o pagamento por motivos desconhecidos.
Esses casos são um tema comum do negócio de política de crédito. Mas como as empresas não podem encerrar toda a política de vendas a crédito devido a algumas dessas ocorrências, elas contam com a carta de cobrança para intimar o devedor e recuperar o valor, mas como escrever uma mensagem de cobrança adequada? Vamos analisar.
Quando usar uma mensagem de cobrança
O termo cobrança refere-se ao processo que invariavelmente começa quando você envia uma fatura ao comprador ou ao devedor. A fatura devidamente enviada pelo vendedor ou credor contém diferentes aspectos como o valor total a ser pago e a data de vencimento do pagamento.
O credor é aconselhado a fazer o pagamento dentro da data de vencimento. No entanto, se o devedor não efetuar o pagamento dentro do prazo estipulado, o processo de acompanhamento começa com uma carta de cobrança.
As empresas primeiro tendem a intimar o devedor sobre o valor devido por meio de e-mails e contato telefônico. Ao não entrar em contato com o devedor por esses canais, ele procede com a carta de cobrança.
A carta de cobrança começa primeiro com uma carta de lembrete e continua a progredir com a segunda, terceira e quarta e carta de cobrança final se o pagamento não for feito dentro do prazo.
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Informações a serem incluídas em uma mensagem de cobrança
Existem diferentes campos de informação e dados que devem ser mencionados em uma mensagem de cobrança. Esses dados e informações ajudam a retransmitir os detalhes sobre as partes envolvidas e as condições de pagamento entre elas.
É de extrema importância que uma carta de cobrança contenha esses campos de informações obrigatórias e faça parte de uma régua de cobrança, pois isso ajuda a promulgar a carta como prova judicial durante o processo de recuperação.
As informações que devem ser incluídas em uma carta de cobrança variam de acordo com o tipo de carta de cobrança emitida.
As informações que podem estar presentes na primeira carta de cobrança podem não estar necessariamente presentes na segunda carta ou na última carta. Existem algumas informações importantes que estão incluídas nas letras, independentemente do número de série. Aqui estão esses campos de dados importantes:
- Data de vencimento inicial do pagamento
- Dias após a data de vencimento
- Valor total devido
- Tentativas anteriores de cobrança de pagamento
- Resumo da conta do devedor
- Instrução e orientações para o devedor
- Data de vencimento revisada
- Meios de contato
Mensagem de cobrança por e-mail
Assim que a data de vencimento da fatura passar, você poderá enviar o e-mail de lembrete de amostra ao seu cliente, devidamente preenchido. Não deixe acumular dívidas incobráveis e dias de atraso, pois quanto maior o prazo de pagamento, menor a probabilidade de a cobrança ser concluída.
Se você deixar passar, não poderá mais agir de forma alguma para recuperar sua dívida.
Que menções o e-mail de acompanhamento de exemplo inclui?
Seu cliente provavelmente colabora com outros prestadores de serviços ou fornecedores e deve ser perturbado diariamente por telemarketing. O e-mail de lembrete, ou mensagem de cobrança, deve, portanto, permitir que ele determine com facilidade e rapidez quem é o credor da fatura pendente. É assim que, no exemplo de um email de acompanhamento, você mencionará:
- O nome e a sede da sua empresa. Caso exerça a sua atividade como empresário pessoa singular, indicará o seu apelido, nome próprio e morada de domicílio;
- A data, número e valor da fatura não paga, mais multas por atraso de pagamento e indenização fixa de recuperação;
- A solicitação de pagamento da fatura após o recebimento do e-mail.
- Lembre-se de anexar uma cópia da fatura ao seu e-mail de lembrete para evitar qualquer disputa!
- Inclua o número da fatura e a data de vencimento na linha de assunto do e-mail.
Certifique-se de que a linha de assunto esteja clara e mostre o número da fatura e a data de vencimento. Isso será eficaz para atrair a atenção do destinatário entre outras mensagens em sua caixa de entrada.
Ao incluir a data de vencimento em seu primeiro e-mail, você os lembra rapidamente de quanto tempo resta antes de pagar as taxas atrasadas. Se você estiver enviando um e-mail de lembrete de que a fatura está atrasada, seja firme, mas profissional, com a data de vencimento da fatura na linha de assunto.
Anexe a fatura original como anexo
Antes de escrever uma mensagem de cobrança, lembre de que é possível que seu cliente simplesmente tenha perdido ou excluído acidentalmente a primeira fatura de sua caixa de entrada. Facilite para eles anexando novamente a fatura a cada e-mail de lembrete de pagamento que você enviar. A fatura também servirá como lembrete dos serviços executados e do valor devido. Caso você prefira que uma empresa de cobrança faça o serviço é bom estar atento a estes itens!
A mensagem deve ser curta e profissional, mas o tom deve ser amigável
É importante mostrar empatia na primeira mensagem de lembrete de pagamento que você enviar. Lembre-se de que seu cliente pode simplesmente ter esquecido de pagá-lo ou pretendia fazê-lo, mas foi pego em seus negócios. Evite frases que possam parecer frias ou agressivas, como “Você deve pagar até XX”. Em vez disso, diga: “O pagamento vence em XX”. E antes de pensar em negativação, leia isso.
Especifique os métodos de pagamento e as condições de pagamento
Deixe claro e fácil para o cliente pagar a conta. Se você usa faturas digitais, explique como eles podem pagar on-line e forneça instruções passo a passo. Para evitar ser surpreendido, seja muito claro sobre as taxas atrasadas com o inadimplente.
Em cada e-mail de lembrete de pagamento, indique as condições de pagamento e as taxas a serem pagas em caso de atraso de uma semana, duas semanas, etc.
Exemplo de e-mail e mensagem de cobrança
Oferece aqui um exemplo de e-mail de lembrete não pago, que atende a todas as condições estabelecidas acima.
Assunto: Lembrete de fatura(s) pendente(s) de pagamento
Prezado,
Após verificar a sua conta de cliente e salvo engano, não recebemos o pagamento da(s) seguinte(s) fatura(s):
Fatura nº XX no valor de XXXX € incluindo impostos, com vencimento em XX/XX/XXX
Se o atraso no pagamento for devido a simples esquecimento, pedimos a gentileza de regularizar esta situação no recebimento deste e-mail e nos informar a data do pagamento. Caso seu pagamento chegue até nós antes do recebimento deste e-mail, desconsidere-o.
Permanecemos à sua disposição para qualquer informação adicional.
Queira aceitar (Senhora, Senhor) a expressão dos nossos melhores cumprimentos.
E se o exemplo de e-mail de acompanhamento não funcionar?
Após essa primeira tentativa, você pode enviar um segundo ou até um terceiro e-mail de acompanhamento ou continuar diretamente o procedimento de recuperação amigável. Se isso não for bem-sucedido, você terá que considerar o litígio.
Em qualquer caso, você pode ser acompanhado por especialistas e parceiros de uma empresa de cobrança, pois são especialistas nos setor e sabem exatamente como proceder em uma mensagem de cobrança para seus clientes.
Cobrança amigável de dívidas
A recuperação amigável é estendida por uma carta de advertência e depois por uma carta de notificação formal . Este último é, de fato, um pré-requisito necessário para qualquer ação legal.
Se essas etapas não apresentam necessariamente dificuldades, elas têm um grande inconveniente: são demoradas. E esse tempo que você dedica a eles não traz nenhuma riqueza para sua empresa! É assim que a melhor opção é terceirizar a cobrança de dívidas para uma empresa de cobrança.
Como evitar pagamentos atrasados desde o início
Embora às vezes possa ser difícil evitar contas não pagas, há uma série de etapas que você pode seguir para garantir o recebimento dos pagamentos em dia e tornar todo o processo mais fácil e menos estressante, tanto para você quanto para seu cliente.
Defina as condições de pagamento com precisão desde o início. Indique claramente a data de vencimento na fatura original e as cobranças que seu cliente incorrerá por atraso no pagamento. Automatizar lembretes de faturas vencidas é uma ótima maneira de fazer com que seus clientes façam seus pagamentos.
Ao criar uma fatura, você tem a opção de agendar lembretes por e-mail em intervalos definidos. Na seção Comunicação da fatura, você verá a opção “Editar lembretes”. Clique aqui para configurar lembretes automáticos que podem ser enviados um determinado número de dias antes da data de vencimento, na data de vencimento ou após a data de vencimento.
Cada lembrete definido tem um campo de mensagem opcional onde você pode escrever uma nota para seu cliente. Você pode configurar até cinco lembretes nesta seção. Depois de definir as datas e as mensagens de lembrete, clique em “Salvar” para que esses lembretes sejam enviados em sua agenda ou até que a conta seja paga.
Se você achar que os clientes não estão cientes dos lembretes ou pagam com atraso, você pode enviar incentivos de pagamento antecipado para evitar ter que acompanhar esses tipos de clientes no futuro.
Como podemos observar, existem muitas estrategias para utilizar quando o assunto é enviar uma mensagem de cobrança para seus clientes, mas com certeza, seguindo todas as nossas dicas, temos certeza que você vai estar pronto para receber todos os pagamentos atrasados.
