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Blog / Cobrança Fácil
12 de julho de 2022

Régua de cobrança: o que é e como cobrar um cliente de forma efetiva?

Antes de especificarmos o que é uma régua de cobrança, queremos propor uma reflexão sobre o quão produtivo você é em suas atividades do dia a dia? Antes de responder, pense no que isso realmente significa. O termo ‘produtividade’ pode ser definido como a eficiência de uma pessoa em converter insumos em produtos úteis;

Então, em termos de recebimentos de contas, isso significa concluir tarefas diretamente relacionadas à transformação de faturas não pagas em pagas e a estratégia de régua de cobrança pode te ajudar com isso. 

Por exemplo, ligar para um cliente sobre uma fatura vencida, resolver uma disputa, ajudar um cliente com um plano de pagamento etc. Em muitos casos, os cobradores não são tão produtivos quanto poderiam ser devido à enorme quantidade de tempo gasto em coisas como entrada de dados, descobrir para quem ligar, filtrar relatórios antigos e outras tarefas sem valor agregado.

O que é uma régua de cobrança?

Quer algo melhor do que o Excel? Experimente a estratégia de régua de cobrança, uma estratégia que envia cobranças aos seus clientes inadimplentes em determinados períodos e em um número de vezes determinado pela empresa.

Para que serve uma Régua de Cobrança? Se isso soa familiar, aqui estão algumas técnicas de cobrança de dívidas com régua de cobrança surpreendentemente simples, mas extremamente eficazes para ajudar a sua empresa a cobrar seus clientes de maneira mais eficaz.

Quando utilizar uma Régua de Cobrança?

Você deve utilizar a estratégia de régua de cobrança quando sua empresa possuir muitos clientes inadimplentes. A régua de cobrança pode ajudá-los sempre a lembrar, que eles possuem uma dívida com sua empresa e com os envios periódicos de suas faturas eles possivelmente vão pagar suas contas.

Confie em um único sistema de gerenciamento de cobranças

Quanto tempo você está perdendo pulando de um sistema para o outro em busca de vendas, cliente, contato, crédito, frete e outras informações relacionadas a uma fatura de clientes inadimplentes? 

Os coletores gastam muito tempo coletando informações de várias fontes quando todas elas poderiam estar (e realmente deveriam estar) disponíveis em um sistema integrado onde toda a equipe pode acessá-las. Com um sistema de gerenciamento, você pode jogar fora blocos de notas e post-its e começar a gastar esse tempo projetando a sua régua de cobrança!

Empresas que automatizam seus processos de crédito e cobrança gastam 3 vezes menos tempo solicitando clientes para pagamento do que os clientes que usam processos manuais ou não automatizados porque reduzem significativamente o tempo gasto na preparação de suas chamadas.

Foque em suas contas prioritárias

Se o fluxo de caixa é sua preocupação, como é para todos os CFOs, gerentes de crédito e cobradores, é importante concentrar seus esforços nas contas que exigem atenção antes de todas as outras no planejamento de sua régua de cobrança. Podem ser contas com pedidos em espera, uma longa lista de promessas não cumpridas, grandes quantias em dólares pendentes etc. pagamento, etc

Isso faz com que a cobrança de faturas pareça fácil, sabemos que não é! Se você tiver um número maior de faturas para gerenciar, provavelmente não terá tempo para priorizar cuidadosamente uma lista de tarefas, conforme descrito acima, quando for inundado com entrada de dados e outros trabalhos administrativos obrigatórios (ainda que demorados). 

Muitas empresas estão descobrindo que podem contornar tudo isso através da régua de cobrança, que pode eliminar suas tarefas mais demoradas e levá-lo de volta ao que mais importa, como lidar com essas grandes faturas pendentes!

Eficiência é a palavra-chave

Como seus clientes preferem ser contatados sobre faturas? Como fazer uma Régua de Cobrança? Você pode descobrir que certas pessoas são mais responsivas ao e-mail, enquanto outras são mais propensas a falar com você ao telefone ou responder a uma carta. 

Se você puder fazer anotações sobre a melhor forma de entrar em contato com clientes recorrentes, saberá a melhor e mais eficaz maneira de entrar em contato com eles se uma fatura não for paga. Aqui estão algumas outras coisas a considerar:

  • Você tem um contato secundário caso seu contato principal esteja fora do escritório ou saia?
  • Um sistema de gerenciamento de contas a receber permitirá que você armazene notas como essas, onde você e qualquer outra pessoa em seu departamento possam visualizá-las.
  • Desenvolva modelos de carta de cobrança e e-mail e scripts de chamada (ou use os nossos) para garantir que você esteja entregando a mensagem certa no momento para obter um impacto ideal e uma cobrança mais rápida.

Otimize seu tempo com a régua de cobrança

Se você puder eliminar um pouco desse trabalho administrativo e concentrar seu tempo e energia em contas inadimplentes, resolvendo disputas de faturas e aprendendo como evitá-las no futuro, as 8 horas que você passa no escritório todos os dias serão muito mais produtivas e as métricas mostrarão isso!

A lei exige que as negociações sejam resolvidas no prazo de 90 dias após se tornarem aparentes para a empresa, ou então a empresa pode perder o dinheiro. É por isso que é imperativo que você concentre seus esforços em quaisquer disputas abertas

As cobranças de dívidas acontecem em quase todos os negócios operacionais. Eles são apenas parte do cenário de negócios. Na economia difícil de hoje, os clientes podem estar tendo mais problemas do que o normal para pagar suas dívidas. 

Quando as faturas não estão sendo pagas, talvez seja hora de contratar uma agência de cobrança comercial para ajudar a pagar essas dívidas. As empresas de cobrança são especialistas em cobrança de dívidas entre empresas. Como em todos os setores, existem boas e más maneiras de realizar cobranças de dívidas. 

Esteja preparado

Antes de fazer o contato inicial com um cliente inadimplente, certifique-se de saber tudo o que puder sobre o cliente. Faça cópias de todas as faturas, contratos e qualquer outra informação que o ajude a falar com conhecimento, profissionalismo e pessoalmente com o cliente.

Documente tudo 

Ao conversar com o cliente sobre a dívida pendente, tome notas cuidadosas sobre tudo o que foi discutido, incluindo os comentários do cliente caso haja uma futura disputa de dívida. Se sua empresa possui software de rastreamento, insira tudo no sistema enquanto a conversa está fresca em sua mente. 

Com o tempo, continue adicionando detalhes adicionais ao seu arquivo para mantê-lo o mais atualizado possível.

Não assuma nada 

Ao fazer sua ligação inicial de cobrança de dívidas, certifique-se rapidamente de que a dívida não foi de fato paga. Não aliene o cliente. Lembre-se de que pode haver negócios futuros em potencial com o cliente. 

A dívida em questão pode ser um erro e não um problema de cobrança. Tenha cuidado com seu tom e suas palavras neste momento. Espere e ouça o que o cliente tem a dizer e certifique-se de documentar a interação com cuidado e precisão.

Seja agradável e controle-se. O tom que você usa com sua voz pode afetar o sucesso da conversa. Se você começar a conversa com um tom amigável e sem confronto, o cliente pode responder de forma mais positiva.

Depois de confirmar que está falando com a pessoa correta sobre a fatura não paga, pergunte se pode fazer algo para ajudar. Pergunte se eles precisam de alguma informação adicional. Uma agência de cobrança pode te ajudar a montar estratégias de régua de cobrança eficientes que vão fazer seus clientes inadimplentes valorem  te pagar.

Se você agir como se se importasse ou pudesse entender o lado do devedor da história, poderá evitar que a pessoa fique na defensiva. No entanto, mantenha-se afastado da situação. Seu trabalho em cobranças de dívidas, em última análise, é cobrar a dívida integralmente o mais rápido possível.

Evite confronto

Tente descobrir se a desculpa do devedor para não pagar é legítima. Por exemplo, se a pessoa culpar outra pessoa pelo não pagamento, confirme se isso é verdadeiro ou falso entrando em contato com a outra pessoa. Ouça com atenção o que a pessoa está lhe dizendo e perceba se a pessoa está sendo honesta com você. Muitas vezes, sua intuição estará certa.

Procure sempre manter a calma mesmo que o devedor se torne abusivo durante o contato. Se isso acontecer, você pode sugerir ligar de volta mais tarde. Não importa o que aconteça, sempre ouça atentamente o que o cliente lhe diz e tente manter o diálogo construtivo o máximo que puder. É importante deixar o devedor sentir que está progredindo.

Dê Opções 

Se um cliente está tendo problemas para pagar a dívida, com sua estratégia de régua de cobrança pode ser possível que ele faça pagamentos ao longo do tempo. Tente elaborar um plano que funcione tanto para o cliente quanto para o seu cliente. O objetivo é fazer com que o cliente pague toda a dívida o mais rápido possível. Ouça com atenção e ofereça opções até que algo viável seja definido.

Recapitule os Termos 

Uma vez que um plano de pagamento tenha sido acordado, resuma verbalmente o plano para o devedor. Esse resumo deve incluir detalhes de quando o devedor enviará cada pagamento e qual forma de pagamento será usada.

Em seguida, documente-o por escrito via e-mail, fax ou carta. Peça ao devedor para ligar ou enviar um e-mail para você assim que o pagamento for enviado.

Continue Comunicando 

Mesmo que o devedor não possa pagar imediatamente, é sempre importante manter as comunicações em andamento com a estratégia de régua de cobrança. Ele pode pagar no futuro e, conversando com o devedor e realmente ouvindo o que ele tem a dizer, você pode ajudá-lo a descobrir uma maneira de começar a pagar mais cedo.

Embora quanto mais velha uma dívida se torne, mais difícil é cobrar, às vezes as circunstâncias mudam e o pagamento pode se tornar possível.

Cobranças de dívidas são comuns, especialmente em tempos econômicos difíceis. O uso dessas técnicas de régua de cobrança deve aumentar suas chances de sucesso. Mas, se todo esse esforço não resultar em pagamento, você pode querer usar os serviços de uma agência de cobrança respeitável.

Esqueça os antigos métodos
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