Um processo de gestão cobrança eficiente pode ajudá-lo a manter um bom relacionamento com os clientes, melhorar o fluxo de caixa do seu negócio, identificar quais as fontes de capital de giro e cortar tarefas pontuais que consomem mais tempo de sua equipe.
O primeiro passo é saber que as Contas vencidas podem ser um problema caro e demorado para o seu negócio. Receber pagamentos é importante, mas é igualmente importante que você tenha um processo de cobrança simplificado que não consuma o tempo de sua equipe e que seja eficaz para sua empresa.
Como realizar uma boa Gestão de Cobrança?
Siga estas dicas para melhorar e realizar uma boa gestão de cobrança em seu negócio.
1. Sistematização de Faturamento e Pagamento
Antes de tomar medidas para cobrar um cliente, você precisa confirmar que o cliente recebeu sua fatura e fornecer uma maneira clara e fácil de pagar, isso facilita todos os processo e visualização de seu ciente para que o pagamento aconteça mais rápido para sua empresa.
O faturamento eletrônico e as opções de pagamento (cartão de crédito, etc.) agilizam esse processo em tempo real e evitam erros e complicações que impediriam seus clientes de pagar, além disso, saber quais as vantagens de uma gestão de cobrança amigável pode ajudar muito na eficácia de sua estratégia.
Automatizar seu faturamento com software também pode ajudá-lo a enviar uma fatura o mais rápido possível após a entrega de serviços ou produtos. Isso garante que os clientes não sejam surpreendidos por suas contas e estejam preparados para pagá-las.
2. Desenvolva uma nova estratégia de cobrança
Se você estiver usando uma estratégia de cobrança sem otimização, reserve um tempo para revisá-la e sistematizá-la. Procedimentos de cobrança consistentes melhorarão as comunicações internas e externas e ajudarão você a responder mais rapidamente às contas a cobrar.
Você pode segmentar seus clientes e desenvolver estratégias de cobrança para cada segmento com base em seu histórico de pagamento.
Recomendamos que você adote uma abordagem que combine automação com personalização para uma gestão de cobrança eficaz na sua empresa:
Processe lembretes com base em saldos de clientes, não em faturas, para que clientes com várias faturas tenham uma visão consolidada do que devem a você a qualquer momento e não fiquem sobrecarregados com datas de vencimento e lembretes.
Automatize o primeiro lembrete de pagamento atrasado com um e-mail personalizado, que vai para o cliente no primeiro dia de atraso no pagamento.
Envie lembretes posteriores com mais frequência com e-mails individuais e manuais, que abordam as circunstâncias exclusivas de um cliente.
3. Garanta uma experiência de qualidade para o cliente
A automação excessiva é uma maneira rápida de irritar seus clientes e afastá-los. Evite configurar vários lembretes de pagamento automatizados com e-mails de formulário, isso pode confundir seus clientes e em algumas vezes fazer com que eles nem abram o e-mail para verificar qual é a informação de tantos e-mails que eles recebem.
Em vez de automação não personalizada, use uma ferramenta de gerenciamento de recebíveis que sistematiza seu processo para economizar seu tempo internamente, mas personaliza os fluxos de trabalho para oferecer aos clientes uma experiência individual e eficaz na gestão de cobrança da sua empresa.
A personalização das comunicações oferece a oportunidade de se comunicar diretamente com seus clientes, para que você possa determinar o que está causando o não pagamento e manter um bom relacionamento com o cliente. Isso deve orientar como você procede com as cobranças, não um processo rígido e automatizado.
Por exemplo:
Se o problema for com o processo de cobrança, como enviar a fatura para o contato errado ou informações necessárias ausentes, você poderá corrigir o problema rapidamente e atualizar seus sistemas para o processo correto no futuro.
Se o problema for técnico, como o cliente não conseguir pagar por meio de seu processador de pagamento, você poderá fornecer a ele um novo método de pagamento e garantir que ele seja incluído na fatura no futuro.
Se eles estiverem atrasando o pagamento devido a um serviço ruim ou problemas com o produto, comunique-se com suas equipes de vendas e atendimento ao cliente (ou desenvolvimento de negócios) para entender mais claramente a experiência do cliente e como você pode solucionar o problema.
Se eles estiverem atrasando o pagamento devido a problemas de fluxo de caixa, ofereça um plano de pagamento e ajuste as condições de pagamento e o processo de cobrança no futuro para acomodar suas preocupações comerciais.
4. Alinhe sua equipe para uma boa gestão de cobrança
Certifique-se de que sua equipe de negócios mais ampla entenda que a gestão de cobrança de pagamentos não é uma função de suporte, mas, na verdade, uma parte vital do relacionamento comercial que você tem com seus clientes. A colaboração é fundamental para otimizar seu processo de cobrança de contas a receber.
Como tal, seu processo de cobrança de contas a receber deve envolver mais do que apenas sua equipe. Mantenha todas as equipes voltadas para o cliente, incluindo vendas e finanças, informadas para garantir uma comunicação consistente com os clientes e garantir que você tenha uma visão clara da experiência do cliente com seu produto ou serviço.
Dependendo dos motivos da inadimplência, a equipe de vendas pode esclarecer as expectativas do cliente, para que você possa garantir que seu serviço e faturamento sejam consistentes com o que a equipe de vendas prometeu.
Manter uma comunicação próxima com sua equipe financeira garante que você tenha todas as informações necessárias sobre o histórico de pagamentos para priorizar ações em seu processo de cobrança.
Manter todos na mesma página torna seu processo de cobrança mais eficiente, economizando tempo da sua empresa e evitando faturas vencidas. E manter todas as comunicações em um local central ajuda a evitar tarefas redundantes e reduz suas chances de erros dispendiosos.
5. Priorize seus esforços de cobrança
Em seu novo processo de gestão de cobrança, priorize as contas com base nos saldos dos clientes, não nas faturas individuais. Observe suas principais métricas de desempenho de cobrança por cliente, para segmentá-las com base nas mais fáceis e mais difíceis de coletar. Isso ajudará você a receber o pagamento em tempo hábil.
Essas métricas podem ajudar você a priorizar clientes em cobranças:
Relatório de vencimento: assim como seu sistema pode informar o tempo médio que sua empresa leva para receber o pagamento geral (em número de dias), você pode usar saldos de clientes individuais para identificar contas inadimplentes e focar em sua cobrança esforços.
Essa métrica pode ajudá-lo a determinar quais ações que podem ser mais eficazes com quais clientes. Quanto mais tempo um saldo permanecer em atraso, mais difícil será a cobrança, então você pode usar essa métrica para determinar quando entrar em contato com uma empresa de cobrança. Também pode ajudá-lo a priorizar o acompanhamento rápido com os clientes menos inadimplentes.
Atraso médio de pagamento: no nível do cliente, essa métrica pode ajudá-lo a identificar clientes com problemas repetidos. Clientes com maior atraso médio de pagamento demoram mais para pagar os saldos em atraso.
Identificá-los antecipadamente pode ajudá-lo a personalizar a experiência do cliente para reduzir os atrasos no pagamento no futuro. Por meio de cobrança antecipada, planos de pagamento ou envio de lembretes quando as faturas ainda estão pendentes, você pode definir um plano de cobrança mais proativo para essa conta e ter uma gestão de cobrança muito mais eficaz na sua empresa.
6. Oferecer descontos e planos de pagamento
Você pode evitar pagamentos em atraso e processos de cobrança demorados, facilitando para os clientes o pagamento em dia, oferecendo métodos de pagamento convenientes em sua gestão de cobrança eficaz na sua empresa.
Crie descontos de pagamento antecipado como um incentivo para que os clientes paguem antecipadamente, isso faz com que eles tenham um incentivo maior para quitar as suas dívidas com a sua empresa, sendo bom para ambas as partes.
Você também pode oferecer planos de pagamento para clientes com fluxo de caixa consistentemente ruim, configurando uma maneira sistemática de receber pagamentos sem um processo de cobrança interrompido para uma melhor gestão de cobrança na sua empresa.
7. Use uma empresa de cobrança como recurso
Uma empresa de cobrança pode te ajudar muito a obter sucesso na gestão de cobrança da sua empresa, eles possuem métodos e estratégias específicas para obter o melhor resultado para você. O seu fluxo de caixa agradece.
As gestão de cobranças de contas a receber podem ser um processo caro e demorado para sua equipe.
Sistematizar o faturamento e o pagamento com as ferramentas e a comunicação corretas pode diminuir significativamente o tempo gasto nessas tarefas e melhorar significativamente a gestão de cobrança na sua empresa, fazendo com que sua estratégia seja muito mais eficaz nesse ponto. A boa notícia é que existem diferentes métodos de coleta e é provável que você encontre um que atenda às suas necessidades!
Contratar uma empresa de cobrança pode ser um bom caminho também. Estratégias de cobrança agressivas e impessoais, como lembretes de pagamento automatizados incessantes ou erros na gestão de cobrança da sua empresa, podem prejudicar o relacionamento com seus clientes.
Um processo mais eficaz combina automação com personalização para economizar tempo e manter o relacionamento com o cliente. Otimizar seu processo de gestão de cobrança é essencial na atualidade, ao só para que seu fluxo de caixa fique sempre estável, mas também para que sua empresa continue a prosperar em busca de seus objetivos.
