Antes de falar sobre email de cobrança, é importante ressaltar que todos nós já tivemos experiências boas e ruins de atendimento ao cliente em algum momento, seja por e-mail, mídia social, bate- papo ao vivo, telefonema ou pessoalmente. Essas instâncias permanecem conosco, moldando nossa impressão da marca ou empresa com a qual interagimos. Quando essas experiências azedam, há grandes chances de espalharmos a notícia, algo que qualquer empresa teme.
Uma pesquisa recente revelou que 96% dos clientes estão prontos para trocar de marca e deixá-lo por um mau atendimento ao cliente. Esses números só provam que há um escopo enorme para melhorar a experiência do cliente, especialmente por meio de uma comunicação clara e eficaz.
Apesar da popularidade cada vez maior dos canais de mídia social e do bate-papo ao vivo como ferramentas de suporte ao cliente, você ficará surpreso ao saber que muitas interações com os clientes ainda acontecem por e-mail. Alguns podem dizer que o e-mail é muito formal ou impessoal para entregar o tipo de serviço que os clientes esperam.
No entanto, quando os e-mails são bem pensados e elaborados para serem empáticos, educados e atenciosos, há muito pouco espaço para as coisas darem errado, principalmente em se tratando de cobranças de valores em haver, que possam gerar inadimplência
Lembrando que você pode fazer tudo isso ou contatar uma empresa de cobrança.
Como montar um Email de Cobrança eficiente
Hoje, muitas atividades focadas no atendimento ao cliente são realizadas por e-mail, tornando-o a base das interações de suporte. Essas tarefas incluem solução de problemas, resposta ao feedback do cliente, orientação e assistência na instalação de produtos, solução de problemas, uma cobrança amigável e muito mais.
Bons e-mails de atendimento ao cliente podem fazer ou quebrar a percepção de seus clientes sobre sua marca. Mas, seus agentes de atendimento ao cliente sabem a importância de redigir o e-mail de suporte perfeito? E-mails mal escritos, com formatação aleatória e conteúdo sem brilho são algumas das principais razões pelas quais as equipes de suporte ao cliente não conseguem causar impacto em seus clientes.
No entanto, uma boa etiqueta de e-mail pode contribuir muito para agregar valor à sua marca. Eles são altamente eficazes na construção da confiança e fidelidade do cliente .
Mas como você deve escrever e-mails de atendimento ao cliente persuasivos e também, como cobrar eles de forma amigável? O que não escrever em um email de cobrança vai muito além de não ser ríspido e direto, aqui iremos te mostrar como deve ser feito um contato de cobrança via email com o cliente.
O que é email de cobrança amigável?
A fatura é a etapa final de uma transação comercial bem executada. É neste ponto que ambas as partes devem estar felizes, pois o cliente recebeu o que pediu e você foi pago. Mas se suas faturas não estão sendo pagas, pode ser frustrante perseguir os pagamentos educadamente sem ser rude ou agressivo.
Como profissional de contas a receber, você pode influenciar a velocidade com que esses elementos são resolvidos, assim como faria uma empresa de cobrança. O envolvimento educado e direto é fundamental. Muitos avisos de atraso aparecem como automatizados e são percebidos como frios e impessoais, portanto, facilmente ignorados. Criamos seis modelos de e-mail para solicitar educadamente pagamentos de faturas e receber faturas vencidas.
O e-mail geralmente é a melhor maneira de solicitar o pagamento. Ser educado e profissional significa que você precisa redigir o e-mail corretamente e certificar-se de que ele seja o mais amigável possível, mas firme; isso precisa ser refletido em seu tom de voz também, ou seja, nenhuma raiva deve transparecer, em vez disso, seu e-mail deve fornecer um senso de urgência enquanto permanece profissional.
É imperativo iniciar uma comunicação efetiva de faturamento assim que sua fatura for emitida. Utilize esta comunicação para verificar seu ponto de contato, fornecer todas as informações de pagamento necessárias, confirmar suas condições de pagamento, detalhes da fatura, e garantir que eles tenham todas as informações necessárias para aprovar e efetuar o pagamento no prazo.
Em seu e-mail de lembrete de pagamento antes do vencimento, você também pode pedir educadamente ao seu cliente que confirme o recebimento do e-mail e pedir que compartilhem antecipadamente quaisquer atrasos de pagamento antecipados.
Qual a diferença entre email de cobrança amigável e cobrança judicial?
Sabemos que uma cobrança extra judicial de maneira amigável é, sem sombra de dúvidas, a melhor saída para abordar o cliente via e-mail, porém infelizmente em alguns casos teremos que acionar a justiça para poder receber os valores tem haver dos clientes ou seja teremos que optar por uma cobrança judicial.
Através de Advogados utilizando ajuizamento de uma ação de cobrança a empresa ou sua Assessoria irá acionar o órgão judiciário para efetuar a cobrança aos devedores sobre o pagamento das dívidas.
As cobranças judiciais são regidas pelo novo Código Civil que permitem que as notificações dos devedores sejam realizadas através de carta com aviso de recebimento, isso significa que o processo de notificações dos devedores se torna ligeiramente mais rápido, dado ao fato de não precisar mais que um oficial da justiça faça as notificações diretamente.
Nessa modalidade de cobrança todas as comunicações com os devedores são realizadas pela justiça e não pelos credores, fazendo com que o contato entre os credores e os devedores não exista mais.
Sendo assim, enquanto as negociações extrajudiciais podem ajudar a estreitar os laços com os clientes e a agilizar o pagamento das dívidas nas cobranças extrajudiciais tudo deverá ser resolvido através do Poder jurídico de uma ação judicial.
Logo é preciso muito cuidado quando decidir optar pela cobrança judicial ao invés de um e-mail amigável de cobrança, muitas empresas hoje em dia fazem esse tipo de cobrança sem a necessidade de acionar órgãos da Justiça. Hoje em dia é possível contratar uma agência de cobrança através da internet que poderá efetuar essas cobranças sem a necessidade de desgastar o seu relacionamento com o cliente
Como escrever um email de cobrança eficiente?
Mesmo antes do vencimento do pagamento de uma fatura, você pode enviar um e-mail ao seu cliente com todas as informações necessárias para o pagamento em dia. É uma boa ideia fazer isso neste momento para que você não seja esquecido. Peça ao cliente para confirmar que recebeu a fatura e reconheça que a fatura ainda não está vencida.
Você também pode perguntar se há algum problema conhecido que atrasaria o pagamento. É útil para você saber a data prevista de pagamento quando uma fatura estiver atrasada.
Quando as faturas estão atrasadas apenas por alguns dias, você deve começar a perseguir o pagamento. Ao perguntar sobre pagamentos atrasados, você deve sempre ser profissional e educado, e é importante não parecer mal-humorado ou rude. Além disso, se suas condições de pagamento incluem cobrança por pagamentos atrasados, este é o momento certo para lembrá-los disso.
Recomendamos usar o nome da sua empresa e o número de referência da fatura, pois permite que o destinatário saiba exatamente quem está se comunicando (neste caso, o nome da sua empresa) e a que se refere este e-mail.
Em todos os seus e-mails de busca, recomendamos também informar claramente:
- O valor devido;
- O número de referência da fatura;
- A data de vencimento.
5 exemplos de email de cobrança eficientes
Abaixo, seguem alguns modelos de emails amigáveis de cobrança em situações diferentes:
1º:Tipo de e-mail: modelo de e-mail de lembrete antes da data de vencimento
Assunto:
[Nome da sua empresa] <> [número de referência da fatura]
Corpo:
Olá [primeiro nome do destinatário],
Eu espero que você esteja bem. Estou entrando em contato com você em nome de [sua empresa] em relação à seguinte fatura:
[número de referência da fatura] / [saldo da fatura]
Esta fatura deve ser paga em [data de vencimento da fatura]. Por favor, você poderia confirmar o recebimento desta fatura e informar se o pagamento foi agendado.
Anexei uma cópia da fatura para sua referência. Se você precisar de mais informações, por favor me avise.
Atenciosamente,
[Nome do remetente]
2º:Tipo de e-mail: E- mail educado solicitando pagamento
Assunto:
[Nome da sua empresa] <> [número de referência da fatura]
Corpo:
Olá [primeiro nome do destinatário],
Espero que você esteja bem.
Gostaria apenas de enviar uma nota rápida para lembrá-lo de que [valor devido na fatura] em relação à nossa fatura [número de referência da fatura] deve ser pago em [data de vencimento].
Anexei uma cópia da fatura para sua referência.
Eu ficaria muito grato se você pudesse confirmar que tudo está em ordem para o pagamento.
Atenciosamente,
[Nome do remetente]
3º: Tipo de e-mail: Quando uma fatura está atrasada
Assunto:
[Nome da sua empresa] <> [número de referência da fatura]
Corpo:
Olá [Nome do destinatário]
Espero que você esteja bem.
Ainda não recebemos o pagamento de vocês de [valor devido na fatura] em relação à nossa fatura [número de referência da fatura] que deveria ser paga em [data de vencimento].
Eu ficaria muito grato se você pudesse me informar quando podemos esperar receber o pagamento.
Anexei uma cópia da fatura para sua referência. Obrigado pela ajuda.
Atenciosamente
[Nome do remetente]
4º: Tipo de e-mail: Acompanhamento de faturas atrasadas
Assunto:
[Nome da sua empresa] <> [número de referência da fatura]: VENCIDO
Corpo:
Olá [Nome do destinatário]
Espero que você esteja bem.
Ainda não recebemos o pagamento de vocês de [valor devido na fatura] em relação à nossa fatura [número de referência da fatura] que deveria ser paga em [data de vencimento].
Eu ficaria muito grato se você pudesse me informar quando podemos esperar receber o pagamento.
Anexei a fatura para sua referência.
Atenciosamente,
[Nome do remetente]
5º: Tipo de e-mail: Quando uma fatura é paga
Assunto:
[Nome da sua empresa] <> [número de referência da fatura]
Corpo:
Olá [primeiro nome do destinatário],
Gostaria apenas de enviar uma nota rápida para informar que recebemos seu pagamento recente referente à fatura [número de referência da fatura].
Muito obrigado. Nós realmente apreciamos isso.
Atenciosamente,
[Nome do remetente]
