Você nunca está a salvo da inadimplência ou da falência de um de seus clientes. Pagamentos atrasados e falências geralmente têm um efeito de bola de neve. Isso pode ter sérias consequências para o seu negócio.
É melhor prevenir do que remediar: a detecção precoce de devedores duvidosos é essencial. Além disso, em caso de inadimplência, uma boa gestão de crédito aumentará suas chances de recuperar seus pagamentos pendentes.
O que é Inadimplência?
A inadimplência é uma impossibilidade urgente ou iminente de pagamento, de uma empresa ou de um indivíduo. Caracteriza-se pelo fato de que dívidas ou compromissos com credores não podem mais ser liquidados imediatamente, ou em um futuro próximo. Isso ocorre porque as despesas necessárias sempre excedem a receita.
A inadimplência é sempre uma fase difícil, tanto para os empresários e seus empregados como para os sócios cujas faturas não são pagas. Mas a inadimplência não significa necessariamente o pior.
Isso pode ser devido, por exemplo, a investimentos ruins, risco de negociação avaliado incorretamente. No entanto, uma mudança geral no mercado de vendas ou crises econômicas também podem levar as empresas à inadimplência.
Qual o impacto da inadimplência?
É inegável que os clientes são a principal razão da existência de qualquer negócio. Na verdade, eles representam a maioria de sua riqueza. No entanto, a falha dos clientes pode levar a empresa ao seu prejuízo. Com efeito, os maus pagadores são muitas vezes a causa de dificuldades financeiras que atrapalham a atividade profissional da empresa.
Estatisticamente, a falta de pagamento é a principal causa de insucesso empresarial. Este fenômeno afeta todas as empresas sem exceção e enfraquece consideravelmente as organizações vulneráveis, nomeadamente as pequenas e médias empresas.
A inadimplência pode ter consequências graves
Além disso, as empresas que geram a maioria do seu volume de negócios a partir de um único cliente estão altamente expostas a este risco. Assim, sua sustentabilidade depende muito da saúde financeira desse cliente em particular.
Como resultado, alguns fornecedores ou subcontratados em dificuldade são rapidamente levados à falência. Para todas essas empresas, uma fatura não paga pode ter consequências desastrosas em seu fluxo de caixa.
Nos casos menos graves, uma fatura não paga pode causar uma perturbação temporária na gestão da empresa. Para compensar estes défices, a empresa será obrigada a aumentar o seu volume de negócios. A compensação de um pagamento pendente depende do valor não pago pelo cliente e da taxa de margem de lucro.
Soluções preventivas
No entanto, é possível implementar medidas preventivas para reduzir os riscos decorrentes da falta de pagamento. Cada empresa não deve se contentar em desenvolver sua clientela, mas também deve cuidar para garantir a solvência de seus prospectos avaliando os riscos.
Às vezes, é aconselhável evitar atender às expectativas de um cliente em potencial, em vez de se comprometer com uma operação que levará a empresa a procedimentos de recuperação difíceis.
Para reduzir o risco de inadimplência, será necessário estabelecer um rigoroso sistema de acompanhamento de clientes e prospectos, que se estende desde o processamento do pedido até a cobrança das faturas.
O que causa a inadimplência?
A inadimplência de uma empresa ou pessoa pode ser causada tanto interna como externamente. As causas internas incluem qualquer coisa que possa ser atribuída a erros na gestão ou planejamento do negócio, por exemplo:
- os custos de produção foram subestimados;
- o financiamento não estava suficientemente assegurado;
- a expansão foi muito grande;
- processos importantes na empresa foram mal organizados ou deliberadamente manipulados.
No caso de causas externas, a empresa torna-se inadimplente sem culpa própria. Isso pode acontecer, por exemplo, como resultado de uma crise econômica ou quando clientes ou parceiros de negócios importantes estão inadimplentes ou até mesmo liquidados sem ser possível liquidar adequadamente os créditos pendentes.
Como identificar os sinais de dificuldades financeiras e inadimplência de clientes
Para procurar sinais de alerta de problemas financeiros e inadimplência em seus clientes, você precisa se fazer as seguintes perguntas sobre as empresas com as quais faz negócios.
Esses pontos formam uma escala móvel cuja gravidade aumenta. De modo geral, quanto mais perguntas podem ser respondidas sim, maior o nível de risco de uma empresa:
- Seus clientes estão demorando mais para pagar suas contas?
- Seus clientes pediram para renegociar certos contratos?
- Você está enfrentando atrasos na entrega?
- Os investidores se recusam a apoiá-los durante a renovação de suas instalações?
- Seus clientes tentaram mudar para outras fontes de financiamento?
- Seus clientes estão tendo problemas de estoque?
- Seus clientes perderam recentemente um grande cliente ou fornecedor?
- Seus clientes têm cobertura negativa da mídia?
- Algum membro da administração renunciou inesperadamente?
- Eles são incapazes de pagar os salários de seus funcionários ou impostos sobre a folha de pagamento?
- Seus clientes nomearam consultores de reestruturação?
Características de um cliente inadimplente
Como já dissemos anteriormente, clientes inadimplentes são aqueles que adquiriram produtos, ou serviços oferecidos pela sua empresa, e não cumpriram com os compromissos financeiros estabelecidos nas negociações do contrato.
Isso acontece por uma série de motivos, desde a problemas relacionados a finanças quer seja pontuais ou não falhas em sua cobrança, ou mesmo até por insatisfações com os produtos, ou serviços adquiridos pelos clientes.
No entanto, aprender a lidar com essas inadimplência, independente dos motivos que ocasionaram, mostrará o quão eficientes são suas técnicas de atendimento e, quanto você está interessado em manter esses clientes ativos na sua empresa, após a resolução desta situação.
A maneira como sua empresa lida com esse tipo de situação efetua as cobranças poderão fazer com que seus clientes se mantenham fiéis a sua empresa ou não e deixem de consumir, ou mesmo não indicar novos clientes da sua empresa.
Entender as diferenças sobre seu cliente ser inadimplente ou estar inadimplente também é extremamente importante, dependendo da maneira como sua empresa em cara parece realmente ser a mesma coisa mas existem grandes diferenças.
Quando seus clientes estão em situação de inadimplência quer dizer que eles não possuem histórico de maus pagadores e eles poderão ter um motivo distinto e pontual para não conseguirem efetuar os pagamentos em dia no momento
Clientes nessa situação geralmente são fáceis de serem atendidos, recuperados e ter suas situações, e seus débitos, facilmente solucionados, caberá ao seu escritório de cobrança, ou responsáveis efetuar a cobrança das dívidas, em lidar positivamente com a situação.
Agora no caso dos clientes que são inadimplentes aí fica um pouco mais difícil, afinal eles dificilmente possuem dívidas apenas com um credor, no caso a sua empresa, geralmente clientes que são inadimplentes já possuem um histórico negativo com outras empresas, bem como dívidas no cartão de crédito.
Nesses casos a negociação de dívidas se faz necessária através de uma agência de cobranças por ser um pouco mais delicado, em alguns casos é necessário recorrer a meios judiciais.
Como as empresas podem evitar a inadimplência?
A inadimplência (ou ameaça de inadimplência) de uma empresa não tem necessariamente de resultar em processos por inadimplência. Anteriormente, as negociações são realizadas com os credores para determinar se a inadimplência pode ser evitada.
As formas de evitar a inadimplência seriam, por exemplo, as seguintes:
- perdão de dívida (seja do valor total ou de valores parciais);
- prorrogação dos prazos de pagamento;
- acordo sobre pagamentos parcelados (Isto é particularmente útil se a empresa estiver apenas temporariamente com dificuldades de pagamento e for esperada uma evolução positiva da sua situação financeira.);
- aceitação de um parceiro que faz uma contribuição para o negócio.
- Contratar uma empresa de cobrança.
De qualquer forma, é importante que os empresários enfrentem as dificuldades financeiras da empresa o quanto antes e busquem soluções.
Se o diretor administrativo de uma empresa ignorar por muito tempo as dificuldades de pagamento da empresa ou mesmo escondê-las deliberadamente, existe o risco de que medidas legais sejam tomadas para retardar a inadimplência.
Meios para se precaver da inadimplência?
A inadimplência de um cliente é um grande problema para muitas empresas. Tornou-se ainda mais recorrente desde o início da crise sanitária. No entanto, no Brasil, uma em cada quatro empresas falidas está nessa situação devido a clientes não pagos.
Portanto, é necessário proteger o seu negócio com sistemas adequados e estratégias de segurança para colocar em prática. Então, o que você deve fazer para proteger sua empresa da inadimplência de um cliente?
Ter um relacionamento com o cliente inadimplente pode exigir da sua empresa tempo que recurso que na maioria das vezes a empresa não possui, logo o melhor a ser feito é justamente evitar o problema tomando uma série de precauções para evitar chegar a esse ponto.
No entanto se você já estiver enfrentando esse tipo de situação, existem também outras formas para melhorar o relacionamento entre sua empresa e os clientes a fim de recuperar seu cliente e o crédito deste.
Vamos ver algumas dicas para lidar com um cliente inadimplente
Verifique seus clientes
Para as empresas de vários segmentos, pesquisar o histórico dos clientes antes de concluir grandes negociações é uma ótima estratégia, se o cliente tiver um histórico negativo ou contas em débito, ou mesmo processos em seu nome referente a dívidas, você pode evitar diversos golpes e possíveis fraudes.
Para isso pesquise as informações que você possui área do cliente mesmo em seu navegador no Google por exemplo, outra opção é perguntar aos seus contatos se eles possuem informações sobre o seu cliente, você pode também fazer verificações de crédito e análises sobre a existência de possíveis processos jurídicos.
Utilizando a Internet com uma simples e rápida pesquisa você poderá evitar ou no mínimo diminuir a probabilidade de acabar negociando, ou dando crédito a clientes que já possuem históricos de maus pagadores.
Tenha um contrato
Independente se o cliente é um amigo de infância do bairro ou o presidente de uma multinacional, ou mesmo ambos, o importante é que para qualquer tipo de negociação financeira você possui um contrato vigente.
O seu contrato deverá abordar alguns pré requisitos legais tais como:
- cronograma de pagamento: tais como depósito de sinal e prazos para o restante do pagamento;
- Termos contratuais: como prazos de pagamento para envio de fatura;
- métodos de pagamento preferíveis: como boletos cartões de crédito e depósito via pix;
- escopos dos trabalhos: descrições exatas dos serviços ou trabalhos que deverão ser entregues;
- prazos: ou datas para conclusões pré agendadas;
- políticas sobre atrasos nos pagamentos: bem como valores cobrados em caso de fatura paga fora do prazo.
É providencial que você obtenha todo e qualquer detalhe por escrito Para que sua empresa não precisa enfrentar problemas em um futuro próximo.
Caso seus clientes estiverem cientes que deverão efetuar pagamentos de multas e taxas em decorrência de atrasos em seus pagamentos poderão haver probabilidades menores de que os mesmos se tornem clientes inadimplentes.
Como manter os inadimplentes longe da sua empresa?
Escolher as condições de pagamento não é fácil. Por um lado, como gestores, devemos proteger os interesses da empresa e minimizar os riscos financeiros a que estamos expostos. Por outro lado, exigir condições muito rígidas pode prejudicar o negócio do ponto de vista comercial. Isso pode ter consequências na sua competitividade.
A solução seria então, estudar as condições de pagamento aplicadas pelos concorrentes e outros players do setor. Essas condições também podem variar de país para empresas internacionais, pois as tendências e os riscos não são os mesmos em todo o mundo.
Comparar o funcionamento deles com o seu permitirá que você encontre a fórmula certa, ou seja, o meio-termo. Lembre-se também de limitar o valor de seus créditos comerciais.
Uma das maneiras mais eficazes de prever a inadimplência do cliente é criar cláusulas de proteção em seus contratos de fornecimento. Por exemplo, você pode especificar que a transferência de propriedade seja efetivada somente após o pagamento integral.
Isso significa que você permanece o proprietário legal das mercadorias em caso de inadimplência. Como tal, pode exigir a sua devolução na medida do possível, se necessário.
Como recuperar dívidas de inadimplentes
A Recuperação de Dívidas deve ser tratada como um processo de negócios. Não existe, portanto, uma regra absoluta que defina o ritmo certo e o cenário certo de cobrança segundo o tipo de dívida, seu valor ou sua idade, ou mesmo conforme o perfil do cliente.
Como em qualquer processo comercial, é necessário adaptar a fala de acordo com todos os fatores. Alguns perfis exigirão um acompanhamento sustentado e muito rítmico através de múltiplos canais até o efetivo pagamento de sua dívida:
- E-mail;
- Telefone;
- Mensagens;
- Correspondência.
Um dos maiores medos do seu negócio são os atrasos nos pagamentos, que podem comprometer a rentabilidade e a viabilidade se não forem resolvidos rapidamente e se estenderem ao longo do tempo.
O problema é que existe um grande mal-entendido sobre como cobrar dívidas de clientes inadimplentes, pois é uma situação que todos queremos evitar, de modo que quando sofremos com um problema de inadimplência, não sabemos o que fazer.
No entanto, seja para prevenir ou para resolver o seu problema, veremos então como reclamar as dívidas da sua empresa de clientes que não pagam passo a passo.
Ser consistente
A primeira e mais importante coisa é ser consistente e não deixar a dívida escapar, insistindo em ser pago uma e outra vez. Não tenha vergonha, o dinheiro é seu e pertence a você.
Consistência e persistência são fundamentais, porque deixar a dívida ir funciona a favor do ofensor. Tenha em mente que se você provavelmente não está pagando porque não pode, não porque não quer, então se você não cobrar a dívida rapidamente, corre o risco de a empresa se declarar insolvente ou acabar desaparecendo, o que complicaria ainda mais a cobrança da dívida.
Depois que o cliente perder o prazo de pagamento e não entrar em contato com sua empresa, entre em contato por telefone para lembrá-lo de que ele tem uma dívida pendente. Aqui é importante falar com naturalidade e educação, pois assim você terá mais chances de que o infrator reconheça sua dívida, e esse é o primeiro passo.
Pela nossa experiência, recomendamos que você não ofenda o devedor ou seja muito agressivo, pois nesse caso você corre o risco de ele não reconhecer a dívida, o que dificultaria sua cobrança.
Escreva uma carta de reclamação amigável
Caso o canal telefônico não tenha sido utilizado, o próximo passo seria escrever uma carta de cobrança amigável, pois assim a dívida será colocada por escrito.
O nosso conselho é escrever uma carta amigável claramente, correta e bem intencionada, onde exponha os fatos, informando que existe atraso no pagamento e transmitindo o desejo de que o defeito seja corrigido o mais rapidamente possível.
Aqui é importante identificar o tipo e o valor da dívida para não haver dúvidas. Se possível, encaminhar junto a carta algum comprovante da dívida.
Para evitar ser muito agressivo e o devedor não tomar como uma ameaça, é melhor enviar a carta de cobrança por correio normal para o endereço comercial ou residencial do devedor, bem como por e-mail. Lembre-se que esta é uma reclamação amigável.
Caso os contatos diretos com o cliente não sejam bem sucedidos, sempre ha a opção de contratar uma empresa de Cobrança, que saberá exatamente como lidar com esse tipo de situação e se será necessária alguma intervenção jurídica.
