Antes de saber as dicas para protestar boleto é bom reforçar que ninguém gosta de lidar com boletos atrasados, mas, infelizmente, acontece com muita frequência no mundo dos negócios, atrasando significativamente os pagamentos.
Um cliente contestando boletos pode levar a muito desperdício de tempo e dinheiro. Nesta postagem do blog, discutiremos como protestar boleto vencido e como resolvê-los, incluindo os pontos mais delicados da lei de contestação de boletos.
Ao entender as causas principais dos protestos de boletos, você pode tomar medidas para evitar que elas aconteçam e reduzir o tempo de espera por pagamentos.
O que é protesto de boleto?
Um protesto de boleto é uma fatura com a qual um cliente não concorda e, portanto, se recusa a pagar. Em alguns casos, o cliente pode contestar a fatura ou boleto inteiro, enquanto em outros casos, ele só pode ter problemas com determinadas cobranças.
Há muitas razões pelas quais um cliente pode protestar boleto. Talvez eles acreditem que o preço é muito alto, que receberam bens ou serviços inferiores, ou que nunca foram fornecidos com os bens ou serviços em primeiro lugar.
Seja qual for o motivo, se você quer saber como protestar um boleto vencido, é importante agir de forma rápida e eficiente para fazer a recuperação de dívida da melhor forma.
Aqui estão algumas dicas mais comuns e como lidar com protesto de boleto:
Trabalho insatisfatório
Um dos motivos para protesto de boleto mais comum é quando um cliente está insatisfeito com o trabalho que foi fornecido.
Se você receber feedback de um cliente que indica que ele está insatisfeito com seu trabalho, tente resolver o problema o mais rápido possível.
É importante dedicar um tempo para ouvir suas preocupações e ver se há algo que você possa fazer para melhorar a situação. Seu primeiro passo deve ser descobrir por que eles acreditam que o trabalho é insatisfatório e pedir evidências.
Se você puder ver o ponto de vista deles, ofereça-se para fazer as alterações ou emendas necessárias gratuitamente. Se você não acha que o trabalho é realmente insatisfatório, tente negociar um compromisso.
Isso pode envolver oferecer um reembolso parcial ou dar a eles um desconto em trabalhos futuros, ou potencialmente fazer revisões no trabalho em questão.
Por que protestar é efetivo?
Lembre-se, o objetivo é manter o cliente satisfeito, portanto, considere o impacto na experiência do cliente e a importância da experiência do cliente para o seu negócio.
No entanto, nos casos em que você prestou um serviço que não resultou na reciproca desejada, você deve consultar seu contrato.
No contrato, você deve ter uma seção que descreve o que acontece no caso de uma disputa. Isso ajudará a protegê-lo e garantir que você não seja aproveitado. Uma agência de cobrança poderá auxiliar sua empresa nisto.
Normalmente, isso indicará que você é responsável apenas por entregar o trabalho conforme especificado no contrato, e não pelos resultados adicionais que o cliente espera alcançar.
Também é recomendável incluir uma cláusula em suas condições de pagamento sobre como as disputas são resolvidas, para servir de orientação para sua equipe quando isso ocorrer.
Mercadorias defeituosas
Bens defeituosos são um dos protestos de boleto mais fáceis de resolver, pois você pode simplesmente se oferecer para reparar ou substituir os bens. Se isso não for possível, você deve reembolsar o cliente integralmente.
Por outro lado, o cliente terá que fornecer evidências da falha, como fotografias ou um relatório de um especialista independente.
Se você não conseguir resolver a disputa, poderá levar o assunto ao tribunal e a presença desse tipo de evidência será vital.
Uma boa maneira de evitar esse tipo de disputa é agendar uma chamada de acompanhamento assim que a mercadoria for entregue para verificar se tudo foi recebido e se eles estão satisfeitos com a compra.
Fazer com que o cliente confirme por escrito que está satisfeito com o produto também pode ajudar a evitar disputas posteriores.
Entrega atrasada
O contrato assinado com seu cliente deve cobrir a possibilidade de multas por atraso na entrega e como elas devem ser aplicadas. Se você se atrasar na entrega da mercadoria, é importante comunicar esse fato ao cliente o mais rápido possível e fornecer uma data prevista de entrega.
Se você for culpado pelo atraso na entrega ou perder uma data prometida, talvez queira oferecer um desconto ou crédito ao cliente para melhorar sua experiência. A duplicata pode ser uma boa saída neste caso.
No entanto, se a falha for de uma empresa de entrega terceirizada, é importante obter isso por escrito para que você possa mostrar ao seu cliente que fez todo o possível para evitar o atraso.
Nunca concordou / Não estava ciente do pagamento
Ter um contrato claro antes do início de qualquer trabalho é vital para evitar problemas como esse.
Se o cliente alegar que nunca concordou com o pagamento, você precisa apontar para a cláusula relevante no contrato que ele assinou. Este cenário pode ser comum na venda consignada também.
Se não houver contrato ou a cláusula relevante não for clara, você poderá ter mais dificuldade em reivindicar o pagamento.
Nesse caso, você pode confiar em uma trilha de papel informando o que foi acordado e quem com quem. Normalmente há um trem de e-mail ou conjunto de mensagens de texto que podem ser usadas como evidência para mostrar o que foi acordado.
Vale lembrar que isso pode ser apenas uma falha de comunicação da parte deles e será resolvido internamente, então tente manter a calma e o profissionalismo durante todo o processo.
Como sempre ao lidar com pagamentos de boletos, é essencial manter-se profissional ao fazer o acompanhamento de faturas vencidas.
Não foi possível efetuar o pagamento
Há uma série de razões pelas quais um cliente pode não conseguir efetuar o pagamento de uma fatura. Eles podem estar enfrentando problemas de fluxo de caixa, o que é comum para empresas menores. Nesse caso, é melhor tentar chegar a um acordo sobre um plano de pagamento.
Dessa forma, você ainda pode receber o pagamento e eles não precisam se preocupar em ser atingidos por taxas de pagamento atrasadas ou juros.
Embora quase sempre faça sentido para os negócios ajudar os clientes o máximo possível, você não deve permitir que eles tirem vantagem de você.
Se um cliente está constantemente dando desculpas ou tentando atrasar o pagamento, é hora de ter uma conversa séria sobre o problema.
Se um cliente alegar não poder fazer pagamentos regularmente, considere ajustar o limite de crédito do cliente para não colocar sua empresa em risco financeiro ao conceder crédito a ele.
Você também pode implementar pagamentos parciais adiantados para cobrir alguns (ou todos) seus custos e taxas atrasadas para desencorajar mais atrasos no pagamento, se necessário.
Discordâncias de preços
Analisar os preços antes de iniciar um trabalho e, em seguida, manter seu cliente constantemente atualizado com suas horas faturáveis à medida que o trabalho avança pode ajudar a evitar disputas de preços quando chegar a hora de faturá-los.
Se um cliente contestar seus preços, tente chegar a um acordo que funcione para ambas as partes. Isso pode envolver a redução do custo de materiais, mão de obra e despesas gerais para que o cliente possa ver para onde está indo seu dinheiro.
No entanto, se você fez todos os esforços para evitar uma disputa de preços, deve adotar uma postura firme quanto ao pagamento.
Isso é especialmente verdadeiro se o cliente já concordou com seus preços e depois tenta pechinchar após a conclusão do trabalho.
Erros de processamento de boleto
Um dos motivos mais comuns para uma disputa vista em todos os setores é quando há um erro no boleto. Especialmente se sua empresa usa protesto de notas manual, isso está sujeito a erros humanos e erros podem ser cometidos em qualquer escala de equipe de contas a receber.
Se isso acontecer, revise a fatura linha a linha com o cliente para que ele possa identificar o erro ou verificar se tudo está correto. Há todas as chances de que o cliente esteja simplesmente entendendo mal as acusações.
A melhor maneira de eliminar esse tipo de problema pela raiz é implementar um processo rigoroso de verificação de erros para cada fatura emitida.
Isso pode ser tão simples quanto outro membro da equipe verificar a precisão das faturas antes de enviá-las, implementar uma lista de verificação de protesto online ou usar um software para automatizar verificações.
Quais as novas formas de protesto?
A tecnologia tem nos ajudado em diversas situações e com o protesto de boleto não é diferente. Na atualidade você pode realizar um protesto de boleto diretamente da sua casa, pois uma empresa de cobrança online pode te ajudar em todo o processo.
Se você não conseguir resolver amigavelmente o protesto de boleto com seu cliente, talvez seja necessário tomar medidas legais e uma empresa de cobrança pode te ajudar com tudo
Este é geralmente o último recurso, mas se a dívida for grande o suficiente ou você sentir que o cliente está deliberadamente tentando evitar pagar, pode ser sua única opção.
Antes de tomar qualquer ação legal, é importante procurar aconselhamento profissional de um advogado especializado em direito de disputa de faturas.
Eles poderão aconselhá-lo sobre o melhor curso de ação e ajudá-lo a navegar no processo legal.
Evitando protesto de boleto
Com a maioria dos protestos de boleto comuns listadas acima, a preparação e a comunicação são essenciais para evitá-las.
Ao ser proativo e dedicar algum tempo para entender as necessidades e expectativas de seu cliente, você pode evitar muitos dos problemas que levam um cliente a protestar boletos.
Se surgir uma disputa de fatura, mantenha a calma e tente resolvê-la amigavelmente. Se você não conseguir fazer isso, procure aconselhamento profissional de um advogado especializado em direito de disputa de faturas.
Com a preparação e comunicação corretas, você pode evitar mutos protestos de boleto e manter seus clientes satisfeitos e garantir um fluxo de caixa consistente com pagamentos em atraso minimizados para seu próprio negócio.
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